Office manager h/f

Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, et en lien avec l’ensemble des services de l’entreprise, vos missions principales seront de :

• Accueillir les visiteurs et prendre en charge les appels téléphoniques entrants
• Assurer et coordonner la gestion opérationnelle des services généraux du siège social
• Apporter une assistance à l’ensemble des fonctions de l’entreprise
• Être garant de l’image de l’entreprise
• Faire remonter tous dysfonctionnements

Vous serez notamment en charge de :

* Réceptionner et transmettre les communications téléphoniques
* Accueillir et orienter les visiteurs
* S’assurer de l’entretien et de la bonne tenue des locaux, en s’appuyant notamment sur les équipes de nettoyage et de maintenance,
* Contacter et accueillir les prestataires extérieurs (plombier, électricien, etc.)
* Veiller au respect des consignes de sécurité et de bonne tenue des locaux par les employés du site
* Assurer la réception et le traitement des demandes d’achats (consommables, etc.)
* Distribuer les courriers reçus, affranchir et poster les courriers envoyés
* Rédiger des documents (e-mails, courriers, notes de frais…)
* Gérer les plannings et veiller à la bonne tenue des salles de réunion, de convivialité et de sport
* Assister les servicessur diverses tâches (préparer les dégustations de thés, envoyer des commandes d’échantillons, organiser les voyages professionnels, etc.)
* Gérer l’envoi et la réception des colis par coursiers
* Contrôler et valider les factures relatives au siège social et aux envois de courriers et colis
* Assurer la gestion et le suivi des moyens de paiement du siège
* Participer à l’amélioration continue