Assistant(e) moyens généraux / assistant(e) administratif(ve) (h/f)

Rejoignez notre équipe des moyens généraux !

En tant qu'Assistant(e) Moyens Généraux, vous assurez la mise à disposition des moyens et des services de l'entreprise tout respectant les normes et la sécurité des biens et des personnes.

A ce titre, vos missions seront les suivantes :

Assurer la gestion de la flotte de véhicules du personnel :
o Organiser les achats et les reventes des véhicules :
Préparer les commandes selon le cahier des charges et soumettre à la Direction pour validation
Planifier et organiser les livraisons et les reprises des véhicules
Contrôler et gérer les dossiers de rachat des véhicules
Mettre à jour l'outil de gestion du parc (création véhicule et caractéristiques, enregistrement contrat et cartes, désactivation véhicule..)
Gérer et suivre les contrats avec les prestataires (assurances, contrat de maintenance, cartes carburant, pneumatiques.)

Traiter le suivi des accidents :
Gérer les constats (vérifier le remplissage, envoyer les documents aux assurances)
Suivre les expertises et les réparations
Enregistrer, suivre, régler les amendes et contraventions,
Organiser, gérer et suivre les audits véhicules (relances des responsables et suivi des actions correctives),
Gérer la planification et le suivi des contrôles techniques et contre visites, ainsi que les réparations,
Gérer et suivre les réparations des véhicules (validation des devis, rédaction des prises en charge.),
Gérer et suivre les dossiers d'aménagements des véhicules (aménagements standards ou spécifiques, équipements additionnels .)
Gérer le parc des véhicules de spare Siège (réservations ponctuelles, lavage, réparations, renouvellement,)
Suivre et gérer les affectations des véhicules (remise, reprise) dans l'outil de gestion de parc,
Mettre à jour les indicateurs (accidents, amendes .) et réaliser des statistiques mensuelles et trimestrielles.
Gérer l'outil de gestion du parc auto, en y enregistrant tout changement (conducteur, agence d'affectation,) ou tout évènement (sinistre, contravention.),
Suivre, contrôler et gérer les factures relatives au parc auto.

Commander des matériels informatiques à destination des personnels de l'entreprise
Traiter les demandes de matériels saisies par le demandeur sur les outils informatiques internes (GPI, Gestac, Mind.)
Faire qualifier le matériel par le RTA afin de déterminer la référence
Réaliser les commandes
Suivre la livraison du matériel

- Traiter les demandes de réservations faites par les collaborateurs :
Réaliser les commandes de prestations de transport (train, avion, voiture), prestations hôtelières (courtes et longues durées) et traiter les modifications ou les annulations
Animer les relations avec les fournisseurs : remonter les problèmes, rechercher de nouveaux partenaires afin de répondre aux demandes ponctuelles (hôtels, appartement hôtel, séminaires.)
Mettre à jour les outils et statistiques
- Suivre et gérer les dossiers de déménagements des collaborateurs en mutation géographique (devis déménageurs, commandes.)
- Réceptionner les appels téléphoniques (français ou étrangers), les orienter vers les bons interlocuteurs ou prendre des messages

- Gérer le courrier entrant et sortant :
Ouvrir et distribuer le courrier entrant vers les différents services et interlocuteurs
Affranchir et assurer l'envoi (poste ou navettes internes) du courrier sortant
Mettre à jour les bannettes courrier et les étiquettes d'expédition dans les agences,
Veiller au bon fonctionnement de la machine à affranchir (achat consommables, réglages.)
- Gérer, commander, distribuer les fournitures de bureau et autres matériels non-gérés en stock

Dans le cadre de sa politique diversité, EIS étudie, à compétences égales, toute candidature dont celles de personnes en situation de handicap.