Rattaché à l’assistanat du président, vous jouez un rôle central dans l’ organisation et la gestion administrative du bureau national. Vos missions seront variées et comprendront notamment : Gestion administrative et organisation Gérer les agendas Outlook des élus ; Préparer et organiser les réunions, déplacements, événements, et séjours des délégataires ; Rédiger et envoyer des courriers (invitations, convocations, ordres du jour, réponses…) ; Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, messages et courriers ; Gérer la logistique des réunions : réservation de salles, matériel, supports. ️ Production et diffusion de documents Saisir, mettre en forme et actualiser les documents émanant de la gouvernance : tableaux de bord, graphiques, supports de présentation, rapports ; Publier des circulaires d’information sur l’intranet à destination des délégations ; Suivre les données issues des circulaires : collecte, reporting, synthèse ; Mettre à jour et suivre les bases de données et la gouvernance du Groupe MAE ; Trier, classer, archiver (papier et numérique) la documentation liée au poste et aux élus. Coordination et communication Suivre et faciliter les échanges d’informations entre les différentes structures de la MAE ; Répondre aux sollicitations des Délégations ; Préparer des dossiers pour des présentations ou exposés ; Assurer un accueil chaleureux lors des événements nationaux. Missions occasionnelles Participer à l’ organisation d’événements nationaux et régionaux (réunions statutaires, rencontres territoriales, etc.) ; Se déplacer ponctuellement dans le cadre de réunions régionales ; Prendre des notes en réunion et rédiger les comptes rendus ; Contribuer aux services généraux et à la gestion du courrier .
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