Assistant-e administratif-ve au secrétariat des élus (h/f)

Nevers Agglomération est administrée par un Conseil communautaire composé de 54 élus communautaires qui jouent un rôle essentiel dans la gouvernance locale et dans le déploiement des différentes politiques publiques rattachées à Nevers Agglomération au sein de son territoire.
Pour accompagner efficacement leurs actions au quotidien, un appui administratif et organisationnel semble aujourd'hui indispensable.
Ainsi, afin de garantir un fonctionnement optimal du secrétariat des élus et de soutenir l'activité institutionnelle de la collectivité, Nevers Agglomération recrute un-e assistant-e administratif-ve en charge du secrétariat des élus communautaires.

Missions :
Au sein de la Direction Générale des Services, sous l'autorité de l'assistante de Direction Générale, le titulaire du poste aura pour principales missions d'assurer le secrétariat des élus communautaires et de leur apporter une aide permanente en terme d'organisation, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.

Ainsi, les principales missions confiées seront les suivantes :
1. Gestion administrative et organisation personnelle des élus :
- Organisation de l'agenda du Président et des Vice-présidents ; veiller à leur harmonisation
- Organisation de l'agenda recensant toutes les réunions et instances auxquelles les élus sont conviés
- Suivre les instances internes et externes (gestion de la présence et représentation des élus, préparation des dossiers .)
- Suivre les invitations externes (gestion de la présence et représentation des élus, préparation des dossiers, demande de note .)

2. Interface entre l'élu, les services et les interlocuteurs externes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des élus communautaires, en lien notamment avec les partenaires extérieurs
- Gérer le courrier entrant à l'attention des élus (traitement du courrier, enregistrement, classement.) et rédiger des courriers réponses en lien avec les services
- Organiser et préparer les réunions auxquelles des élus sont conviés (rédaction de document, constitution et mise à jour du fonds de dossier, .)
- Assurer le suivi des notes transmises au Président et aux Vice-présidents (enregistrement, lien avec la Direction Générale après retour d'arbitrage.)
- Transmettre aux élus des informations utiles à l'exercice de leur mandat

3. Organisation logistique :
- Organiser les déplacements des élus (réservations, inscriptions, remboursement des frais, préparation des mandats spéciaux .)

Profil
De formation dans le domaine du secrétariat ou formation d'assistant de direction, vous justifiez d'une expérience professionnelle réussie sur un poste similaire confié au sein d'une collectivité.
Vous avez une bonne connaissance de l'environnement territorial et bonne compréhension du cadre et de l'univers institutionnel. Vous maitrisez les outils informatiques et les logiciels de bureautique.
Vous disposez d'une expression orale soutenue et d'une expression écrite maitrisée. Vous avez le sens de l'organisation et savez définir les priorités et gérer les urgences.
Dynamique et réactif-ve, vous savez faire preuve de discrétion. Vous avez également le sens du contact et de l'écoute.

Informations complémentaires
- Poste à temps complet (39h) à pourvoir dans les meilleurs délais
- Titulaire de la fonction publique ou contractuel à défaut
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Comités des Œuvres Sociales et Comité National d'Action Sociale (sous conditions)
- Participation employeur à la garantie maintien de salaire (sous conditions)

Adressez votre candidature (CV + lettre de motivation) au plus tard le 21/09/2025
Détail de l'offre sur: https://www.agglo-nevers.net/recrutement/