Assistant-e des départements « autonomie - handicap » et « autonomie - personnes agées »

Description du poste

Définition du poste : Assurer le secrétariat des deux départements (0.5 ETP pour chaque département), sous l'autorité des deux responsables de département et en interface avec le secrétariat de direction.

Activités essentielles:

1. Réaliser l'accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels ;
2. Tenir l'agenda des responsables de départements, gérer le planning collectif ;
3. Gérer la messagerie et diffuser des informations aux partenaires extérieurs ;
4. Préparer et rédiger les comptes rendus des réunions organisées par le département (réunions de service ou réunions trimestrielles avec les établissements et services) ;
5. Effectuer des travaux de synthèse (remontées d'informations - tableaux de synthèse) ;
6. Créer et suivre des tableaux Excel, des diaporamas, mettre en forme des documents et des courriers ;
7. Actualiser le tableau des opérateurs de la Gironde ;
8. Communiquer avec les directions métiers et les partenaires extérieurs (établissements, opérateurs, élus, etc ...) ;
9. Diffuser et assurer un suivi des enquêtes ;
10. Classer et archiver ;
11. Assurer un suivi des instances (délais, signature courriers) ;
12. Organiser matériellement les réunions et audioconférences ;
13. Participer à l'actualisation de l'outil SI-contacts ;
14. Organiser la mise en place de l'outil GED/GEC (Gestion Electronique des Dossiers/Gestion Electronique du Courrier).

Relations internes : Autres collaborateurs de la délégation départementale, Directions Métiers.

Relations externes : Conseil départemental, organismes gestionnaires du champ handicap et personne âgée, …

Spécificités du poste / Contraintes :

15. Participer et contribuer à la continuité du fonctionnement des secrétariats de département et de la direction de la DD33.

Rattachement hiérarchique : Responsable du département « offre de soins hospitaliers ».

Rattachement fonctionnel : Responsable du département « offre de soins de ville ».

Profil recherché

Vos compétences

Connaissances :

BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL

GESTION DE L'INFORMATION

TECHNIQUES DE RÉDACTION

Savoir-faire :

ARCHIVER

MENER UNE VEILLE

RÉDIGER

RENDRE COMPTE

ORGANISER UNE ACTIVITÉ

ANALYSER UNE INFORMATION, UNE DONNÉE, UNE SITUATION, UN DISPOSITIF

COMMUNIQUER

TRAVAILLER EN ÉQUIPE

Savoir-être :

AVOIR L'ESPRIT D'ÉQUIPE

ÊTRE RIGOUREUX

FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Informations complémentaires

Expérience professionnelle dans le domaine souhaitée.