Missions :
Classement et organisation des archives :
- Trier, classer et inventorier les documents selon les normes archivistiques en vigueur.
- Mettre à jour le plan de classement existant ou en créer un nouveau si nécessaire.
- Identifier les documents à conserver, éliminer ou transférer.
Mission spécifique : Versement aux Archives Départementales du 65
- Constituer les bordereaux de versement conformément au formalisme des AD 65, rédaction des analyses
- Identifier les documents versables selon les obligations légales et le tableau de gestion.
- Préparer physiquement les dossiers : conditionnement, numérotation.
- Assurer les échanges techniques avec les Archives départementales : demandes d'agrément, validation des bordereaux, gestion des retours.
- Organiser et suivre la remise des fonds versés (transport, planning, conformité).
- Garantir la traçabilité et la documentation de l'ensemble de l'opération.
Gestion matérielle et administrative des archives :
- Préparer, conditionner et étiqueter les boîtes d'archives.
- Organiser et optimiser l'espace de stockage (archives courantes, intermédiaires, définitives).
- Veiller à la bonne conservation des supports (papier, numérique, photos, etc.).
Relation avec les services internes
- Accompagner les collaborateurs dans leurs besoins de recherche documentaire.
- Conseiller sur les bonnes pratiques de classement, conservation et durée légale d'archivage.
- Mettre en place des outils simples pour faciliter le classement par les équipes.
- Sensibiliser aux procédures internes d'archivage.
Conformité et sécurité
- Appliquer les règles RGPD et les obligations légales liées à la conservation des documents.
- Garantir la confidentialité des documents sensibles.
Compétences attendues : très bonne connaissance du processus de versement en Archives départementales, maîtrise des règles d'archivistique et des durées légales de conservation, maîtrise des méthodes de tri, classement et indexation, à l'aise avec les outils informatiques (Excel, GED/SAE, numérisation).
- Qualités personnelles : rigueur, méthode, capacité à gérer des volumes importants, esprit de synthèse et d'analyse, sens du relationnel, autonomie et sens des priorités.
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