Agent administratif d'accueil - ccas d'aix-en-provence

Vos missions en quelques mots Au sein du service des Aides Sociales et Accompagnement (ASA) votre mission sera : - d'accueillir le public du CCAS, d'identifier la demande, d'assurer l’orientation vers les services ou les professionnels concernés. - d'assurer l’ensemble des tâches administratives liées à l’activité. L’ensemble des activités seront réalisées en lien étroit avec les travailleurs sociaux du service. Accueillir, informer et orienter le public : • Assurer l’accueil physique et téléphonique du public dans le secteur social • Renseigner le public sur les interventions relevant du domaine du CCAS ou des partenaires • Identifier et qualifier les demandes • Adapter son discours et son intervention aux différents publics • Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité • Orienter vers les services ou organismes compétents • Vérifier les informations données, leur actualisation et mesurer leur pertinence • Gérer la veille documentaire et actualiser les ressources et documents mis à disposition du public • Réaliser, en lien avec l’usager, certaines démarches administratives/numériques de « premier niveau » Assurer l’ensemble des tâches administratives liées à l’activité du service : • Assurer la production, la mise en forme, la gestion, le suivi de courriers interne/externe arrivé/départ • Gérer les parapheurs (physiques et dématérialisés) • Rechercher des informations notamment réglementaires et vérifier la validité des informations traitées • Rédiger des documents administratifs : compte-rendu, notes, synthèses • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers • Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service • Trier, classer et archiver des documents (dossiers papiers et serveur) • Participer aux instances et échanger avec les partenaires Participer aux réunions d’équipe et intégrer un collectif de travail : • Participer aux réunions d’équipe et aux temps collectifs de réflexion pour améliorer la qualité de service • Participer à la rédaction, à la mise à jour et à l’amélioration des procédures • Participer aux projets du service et plus largement de la direction et du CCAS Spécificités du poste : • Assurer le reporting de l'activité et le suivi des indicateurs • Gérer la partie administrative des demandes de subventions • Gérer les tâches administratives liées aux commissions d’aides facultatives Profil recherché Vous avez au minimum le niveau Bac, au maximum un Bac 2 dans le domaine administratif et social. Vous justifiez d'une expérience similaire sur un poste d'accueil et de gestion administrative dans le secteur social idéalement ou au sein d'une collectivité. Vous maîtrisez les procédures de transmission des demandes, vous avez l'habitude de rédiger des documents. Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques. Vous savez respecter l'usager et faire preuve de confidentialité dans le respect de l'image du service public. Vous êtes une personne à l'écoute, empathique, qui sait faire preuve d'adaptabilité et de qualités organisationnelles.