Assistant/e de direction et gestion rh (h/f)

En relation étroite avec le Directeur Général de la SEM, il/elle est son collaborateur direct.
L'assistant(e) de Direction prend en charge les attributions classiques de secrétariat (gestion de l'agenda, constitution de dossiers, frappe de courriers confidentiels, relations avec les directeurs de services des collectivités locales et avec les élus, classement, vérification du
courrier départ de l'ensemble de la société etc..).
L'assistant(e) de direction RH doit notamment:
Assurer le suivi de la vie sociale de la société (organisation des conseils d'administration, assemblées générales, rédaction des procès-verbaux, gestion des titres, registres légaux et formalités légales).
Assurer le suivi des commandes des fournitures et mobilier de bureau, du matériel bureautique et informatique, relations avec les fournisseurs, mise en paiement des factures.
Instruire les dossiers confiés.
Assurer une fonction d'information interne et un rôle d'interface avec les services internes,
Exercer les tâches de rédaction (mettre en forme les courriers, notes et supports écrits, compte-rendu de réunion, etc.) de contrôle et d'analyse.
Constituer et gérer la documentation de la société.
Organiser la logistique des réunions (calendrier, réservation des salles, repas, transport...).
Organiser et gérer les déplacements extérieurs de la Direction et du personnel (achat et réservation des titres de transport, réservation hôtel...).
Filtrer les appels téléphoniques et prendre les rendez-vous.
Dialoguer avec la Direction Générale à propos de la stratégie générale de la société, s'informer des objectifs généraux en termes de développement et de modalités de croissance.
Recueillir auprès de la Direction Générale ses attentes et ses besoins sur les problématiques qui touchent aux ressources humaines.
Suivre l'évolution des stratégies RH et se tenir au courant des innovations sociales.
Gérer les volets organisationnels et culturels en cas de décisions stratégiques de société, en particulier lors d'opérations de fusion ou de groupement.
Représenter la Direction et, le cas échéant, négocier avec les instances représentatives du personnel (DP), informer les salariés des projets d'organisation RH.
Assister aux réunions des DP, informer et rédiger les compte-rendu.
Gérer et apaiser les conflits avec les salariés.
Identifier les problèmes et faire remonter l'information à la Direction Générale.
Rédiger et diffuser les annonces d'offres d'emploi.
Gérer la formation professionnelle (établissement auprès des organismes, organisation des départs).
Gérer les congés payés et RTT (ordre de départ, décompte).
Gérer les arrêts maladie et les accidents du travail (relation avec les Caisses d'Assurance Maladie et la Prévoyance santé).
Gérer les procédures et respecter la réglementation en matière de la santé au travail (relations avec la Médecine du travail).
Se tenir informé(e) en matière de mutuelle, santé, prévoyance et retraite.
Les ressources humaines (droit social et relations collectives de travail, entretiens d'embauches, rédaction des contrats de travail, accomplissement des formalités nécessaires à l'embauche, tenue du livre entrée et sortie du personnel, commande et suivi des tickets-restaurant, organisation des obligations légales (élections des DP),
Organisation des entretiens individuels obligatoires et des entretiens de parcours professionnels.
Etablissement des variables paye en relation directe avec la société prestataire missionnée pour établir les bulletins et l'ensemble des déclarations sociales.
Compétences attendues (et niveau de maîtrise)
Maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte et tableurs).
Connaissance des logiciels de gestion.
Connaissance de la vie sociale et du droit des sociétés.
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la structure, de son environnement et de la gestion des SE.
Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil.
Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées.