Assistant(e) adv

VIVESCIA est un Groupe coopératif agricole et agroalimentaire de dimension internationale avec 3,8 milliards d’euros de chiffre d’affaires (au 30 juin 2025) et 4 000 collaborateurs (au 31 janvier 2026), répartis sur 14 pays. Spécialisé dans la culture et la valorisation des céréales et des ingrédients, VIVESCIA appartient à 9 000 agriculteurs-entrepreneurs du Nord-Est de la France. VIVESCIA s’attache à prendre soin du grain, de la Table aux Champs, avec son collectif d’hommes et de femmes engagé dans des filières végétales et céréalières durables : 3,5 millions de tonnes de céréales sont collectées en moyenne chaque année sur ses territoires du Grand Est, 2 000 bières consommées chaque seconde dans le monde sont brassées à partir de malt Malteurop. 1 produit issu de notre marque Francine est acheté chaque seconde en France. Grands Moulins de Paris accompagne 1 artisan boulanger sur 3 en France. Nos expertises se déploient aussi dans la filière maïs semoulier avec KALIZEA, la nutrition animale avec NEALIA, et au sein de l’écosystème des biotechnologies et de la chimie du végétal avec ARD.


Kalizea est le spécialiste de la transformation du maïs au sein du groupe VIVESCIA. Avec 115 collaborateurs répartis sur 3 pays, KALIZEA propose une gamme variée de produits à base de maïs, répondant aux besoins de l'industrie alimentaire. Nos gritz de maïs sont prisés des brasseurs, nos farines de maïs servent à l'enrobage et au pet-food. Nos semoules de maïs, avec leur couleur dorée, sont idéales pour la fabrication de snacks et de céréales de petit déjeuner. Les flaking grits sont essentiels pour la production de corn-flakes et de galettes de maïs.


Basé à PRINGY (51)

Dans le cadre d'un Contrat à Durée Déterminée pour un remplacement maternité nous recherchons un(e) Assistant(e) ADV.

Rattaché(e) à la Responsable ADV vous serez en charge d'assurer l’accueil physique des transporteurs, gérer le pont à bascule et la documentation transport. Vous assurez l’exécution des contrats commerciaux coproduits. Enfin, vous assurez les tâches administratives requises par le Directeur Usine.

Vos missions principales seront :

·Assurer l’accueil administratif des transporteurs selon les rendez-vous pris par les transporteurs au travers de l’outil Alpega: réception des camions à la pesée, validation des poids et références de chargement, répartit les camions sur les différents postes de chargement ou de déchargement.

·Assurer la communication avec les équipes expédition.

·Respecter les règles de l’entreprise en termes de gestion des retards, de présentation anticipée et/ou d’absence de rendez-vous pour assurer un bon déroulement des chargements.

·Assurer la rédaction des documents de transports dans le respect des processus de l’entreprise, et s’assurer du bon déroulement des opérations.

·Rédiger les documents de douane et les saisir dans PRODOUANE.

·Contrôler les Programmes Prérequis Opérationnels (PrPO)

·Saisir les contrats commerciaux coproduits dans l’ERP, les rédiger en format WORD et les envoyer aux clients.

·Suivre les contrats de la commande jusqu'à planification et enlèvement client, vérifier et classer les factures. Si nécessaire, rédiger puis adresser la demande de création de nouveau client ou la modification de client au service concerné.

·Participe à la réception des matières premières : pesée, vérification qualité, enregistrement suivi tonnages.

·Informer les commerciaux des contrats en fin d’exécution et des éventuels litiges.

·Assurer le reporting auprès du responsable.

·Elaborer des modes opératoires de fonctionnement du service

·Assurer la mise à jour des prévisions de vente dans l’ERP chaque mois.

·Suivre les impayés et procéder aux relances et recouvrement.

·Assurer les tâches administratives requises par la Direction Usine (passage de commandes, rédaction de courriers, envoi des courriers et convocations, …).

·Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs.

·Assurer les remplacements selon les modalités définies au sein de l’entreprise.

·Travailler dans le strict respect des normes de sécurité.

·Signaler tous les dysfonctionnements dont il est le témoin et participer à leurs corrections.

·Participer à l’amélioration continue des performances en proposant des actions préventives et/ou correctives.

·Participer à la mise en place, au déploiement et au respect de la politique sécurité au sein de l’entreprise.


* De formation · Bac + 2 ou avec une expérience équivalente à défaut du diplôme requis,
* Rigoureux(se), organisé(e) et méthodique, vous appréciez le travail structuré.
* Vous maîtrisez le Pack Office, notamment Excel
* Vous êtes également reconnu pour votre sens relationnel
* Vous s'avez travailler en équipe.

Vos horraires varis selon l'activité de 7h30 à 15h30 ou de 9h à 17h30.


À ce titre, nous précisons que ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.