Assistant(e) du secrétaire général pour les affaires régionales (sgar), de son adjoint et de l'expert d

Groupe RIFSEEP 1

Vos activités principales

Assurer le secrétariat du SGAR, de son adjoint et de l’expert de haut niveau incluant les attributions suivantes:
- Accueil physique et téléphonique

- Traitement du courrier

- Gestion des agendas

- Coordination logistique des déplacements du SGAR et de son adjoint (chauffeur, canot)

- Organisation des réunions et préparation des dossiers correspondants

- Rédaction de courriers et rapports divers

- Organisation des déplacements du SGAR et de son adjoint (chauffeur, canot)

- Demande d’interventions auprès du service logistique et du service informatique (déménagement, meubles de bureau, climatisation, appareils défectueux, installation des bureaux lors de l’arrivée d’un nouvel agent,etc…)

- Réservation de salles de réunion

- Planification des visioconférences (en lien avec le service informatique)

- Assurer le secrétariat de la sous-préfète relance en cas d’absence de la titulaire du poste

- Assurer, le cas échéant, le secrétariat de l’expert haut niveau
Assistance à l’animation du SGAR
- Suivi des absences dans CASPER

- Consolidation du reporting Service

- Gestion des archives (physiques et numériques)

- Assurer la planification et l’organisation des réunions de service
Gestion et suivi des missions à l’extérieur du département
- Établissement des ordres de mission

- Réservation des billets d’avion et hôtel (auprès du SGC)

- Mise en paiement des frais de mission correspondants

- Établissement des dossiers relatifs au voyage (billet d’avion, rendez vous, etc...)
Gestion comptable:
- Suivi des achats effectués par «carte achat»

- Mise en paiement et/ou demande de remboursement (frais de représentation)
Gestion des ressources humaines (en lien avec le service RH du Secrétariat Général Commun)
- Participation aux processus de recrutement des agents (constitution des dossiers, suivi des candidatures, mise en place des jurys de sélection, transmission des documents correspondants au BRH)

- Suivi des évaluations professionnelles

- Suivi des contrats des agents contractuels

Votre environnement professionnel


Activités du service

Le SGAR coordonne l’action des services de l’État pour le suivi et l’appui opérationnel aux grands projets d’infrastructures et les dossiers structurants en matière d’aménagement, d’équipement et de développement économique du territoire.

Pour cela, le secrétariat général pour les affaires régionales est notamment chargé du suivi de l’exécution des programmations financières pluriannuelles du contrat de convergence et de transformation et assure la mission de d’autorité de gestion pour les fonds européens structurels et d’investissement.
Il anime et impulse les politiques publiques de l’aménagement du territoire: logement, tourisme, dossiers environnementaux, projets issus de la coopération régionale avec les pays de la zone sud-ouest de l’océan Indien.
Plus particulièrement, le SGAR est un acteur-clef du développement économique de Mayotte.