Assistant administratif/gestionnaire de scolarité h/f

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Le doctorat de l'Université Paris-Saclay, c'est 4 500 doctorants et plus de 9 000 professeurs et chercheurs, qui représentent plus de 11% de la recherche française.L'activité de formation doctorale est portée par un collège doctoral, fédérant des entités contribuant à leur niveau à la formation doctorale, notamment 22 écoles doctorales chargée d'organiser la formation doctorale dans les divers domaines de recherche, près de 300 laboratoires d'accueil des doctorants et la Maison du Doctorat.

Les Service des Etudes Doctorales et HDR est le service de scolarité doctorat de la Faculté des Sciences. Il est en charge de la gestion des dossiers doctorat (étudiants en thèse) et Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) (maîtres de conférences et chargés de recherche).

• Contribuer aux activités du Service des Etudes Doctorales et HDR

• Le/la gestionnaire sera sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable du service des Etudes Doctorales et HDR de la Faculté des Sciences

• Dans son activité, le /la gestionnaire viendra en appui au service scolarité pour renforcer l'éguipe pendant la campagne d'inscriptions.

CDD de 4 mois - Date de prise de fonction : septembre

Missions principales de l'agent.e :

Cette liste de tâches n'est pas limitative et est évolutive en fonction de votre investissement et curiosité professionnelle.

1) Prise en charge du processus d'inscriptions sur ADUM

- Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription administrative sur la plateforme d'inscription et de suivi des doctorants ADUM*

- Soutien et information des doctorants sur les différentes formalités concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d'assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter...)

2) Aide et soutien à la gestion administrative des dossiers HDR

• Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription sur la plateforme APOGEE**

• Aide aux maîtres de conférences et chargés de recherche concernant leur inscription administrative

• Support et mise à jour des demandes de diplômes

• Suivi des demandes de diplômes

• Entre les informations nécessaires à la fabrication des diplômes dans APOGEE - *APOGEE est un logiciel de scolarité. Une formation de l'outil est prévue

• Aide à l'ensemble des actes nécessaires à la délivrance et archivage des diplômes, certifications, et attestations de réussite

3) Participation à l'ensemble des activités de l'équipe

• Renseigner des tableaux de bord

• Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service

• Informer les doctorants

• Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail

• Assurer les liens avec les différents interlocuteurs du doctorat

Connaissance, savoir :

- Maîtrise des outils de gestion informatique

- Connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication

- Bonne capacité de traitement de bases de données

- Capacité à concevoir des tableaux de bord

- Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :

- Bureautique (Word, Excel, web)

- Rechercher l'information, la vérifier et la classer

- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes

- Travailler en équipe

- Organiser son travail

- Savoir gérer plusieurs dossiers en parallèle

- Savoir appliquer des procédures et des règles

- Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Savoir communiquer à différentes cibles

Savoir-être :

- Excellent sens de l'organisation

- Capacité à travailler en équipe et en réseau

- Esprit d'initiative

- Capacité d'écoute et d'orientation

- Excellent relationnel

- Forte autonomie

- Confidentialité

- Diplomatie