Assistant de direction - h/f

La Polyclinique Les Fleurs, membre du groupe ELSAN, est un établissement moderne multi-spécialités, reconnu pour la qualité de ses soins et la satisfaction de ses patients.

Suite au départ à la retraite de notre collaboratrice, nous recherchons un/une Assistant(e) de Direction pour rejoindre notre équipe, à compter du 05/01/2026.

Sous la responsabilité directe de notre Directrice d’établissement, votre rôle sera d’assister la Direction dans ses missions quotidiennes et prendre en charge, en autonomie, divers sujets administratifs, juridiques et opérationnels.

Vous serez membre du Comité de Direction de la Clinique et travaillerez en interface avec tous les acteurs internes et externes de la structure et du Groupe.

Une période de passation est prévue afin de permettre une transmission des taches.

Située à Ollioules, la Polyclinique Les Fleurs emploie près de 300 collaborateurs, accueille environ 15000 patients par an et travaille avec 130 praticiens.

Notre établissement, à la pointe dans de nombreuses spécialités (chirurgie, cardiologie, médecine polyvalente…), combine innovation, excellence et environnement technique moderne.

Vous rejoindrez une structure animée par des praticiens libéraux et des professionnels de santé passionnés, où la qualité de la prise en charge et le bien-être des patients sont au centre de nos préoccupations.

Votre mission

En tant qu’Assistant(e) de Direction, vous jouerez un rôle central et transversal, aux côtés de la Direction, avec des missions variées :

1. Relation aux usagers et qualité de la prise en charge

· Animer la Commission des Usagers (CDU) et rédiger le rapport annuel

· Gérer les plaintes et réclamations, enquêtes, médiations avec praticiens et services concernés

· Suivre la satisfaction patient (E-Satis) et analyser les retours pour améliorer la prise en charge

· Traiter les demandes de communication de dossier médical et suivre les contentieux avec assureurs et avocats

· Participer aux actions “Temps des aidants” et aux comités ETHIQUE

2. Relation avec les praticiens

· Créer et mettre à jour les dossiers des praticiens (nouveaux entrants, remplaçants, départs, statuts juridiques)

· Préparer contrats, avenants et protocoles d’accord

· Suivre les tableaux de gardes et astreintes (anesthésie, cardiologie, etc.) et les transmettre à l’ARS

· Vérifier l’exhaustivité des documents administratifs et réglementaires

3. Assistanat de Direction

· Gérer l’agenda, les appels et le courrier de la Directrice et du Directeur Adjoint

· Traiter quotidiennement les courriers et courriels

· Organiser les séminaires et événements internes: déplacements, hébergement, restauration

· Gérer administrativement les réunions CODIR et autres réunions de direction: rédaction de comptes rendus et suivi des décisions (CODIR, comités)

· Tenir les plannings des salles de réunion

4. Missions opérationnelles, administratives, juridiques et communication

· Préparer, déclarer et suivre: les sinistres, les AG, et tous les autres sujets établissement (Recherche clinique, SAE, permis de construire et travaux, contentieux…)

· Mettre à jour le livret d’accueil, le site internet et gérer la e-réputation (avis Google / réseau sociaux)