Assistant-e de direction

Informations générales Organisme de rattachement Université de Strasbourg Référence 2026-2285230 Date de début de diffusion 21/05/2026 Date de parution 21/05/2026 Date de fin de diffusion 18/06/2026 Localisation STRASBOURG Date limite de candidature 18/06/2026 Employeur Direction des finances Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi réservé aux fonctionnaires et lauréats d'un concours territorial Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistant-e de direction Descriptif de l'employeur 3e employeur du Bas-Rhin, l'Université de Strasbourg compte plus de 200 métiers dans les domaines de l’enseignement, de la recherche, mais aussi administratif et technique. L'établissement est toujours à la recherche de nouveaux talents pour rejoindre ses équipes. Descriptif du service Nom du service : Direction des finances Nombre d’agents du service : 82 Nombre d’agents à encadrer (éventuellement) : 0 Lieu d’exercice : Institut Le Bel – Campus central Relation hiérarchique : Directrice des finances et directeur adjoint des finances Description du poste Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement Démarrage à compter du 01/09/2026 Catégorie : B Corps : Technicien Rémunération selon grille de la Fonction Publique Mission : L’assistant(e) de direction assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique des responsables de la direction et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans les domaines fonctionnels de l’établissement. Activités principales : Gestion administrative - Assurer l’ensemble des actes administratifs liés au fonctionnement de la direction et à la gestion des personnels (82 personnes). - Apporter un appui logistique et organisationnel à l’ensemble de la Direction des Finances (réservation des déplacements, commandes diverses, gestion des photocopieurs…). - Gérer les agendas de la direction. - Organiser et coordonner les réunions internes et externes demandées par les responsables de la Direction. - Planifier et organiser les pré-CA avec le rectorat et la commission des finances. -Rédiger et mettre en forme les documents administratifs et financiers produits par la Direction (budget, compte financier, formulaire…). - Appuyer le responsable dans la gestion des agents logés (charges locatives, envoi des documents…). - Mettre à jour les organigrammes structurels et fonctionnels. Gestion des ressources humaines - Assurer le support opérationnel des recrutements des personnels contractuels au sein de la Direction (lien avec la DRH pour les demandes de recrutement, les propositions d’embauche et l’émission des contrats ; organisation des entretiens suite à la publication du poste ; demande d’autorisation de travail pour les personnels extra-communautaires ; saisie dans ARC et ORPHEE…). - Suivre et mettre en œuvre le renouvellement des contrats des personnels contractuels et leur avancement. - Gérer le suivi des dossiers d’avancement des personnels de la Direction (listes d’aptitude, tableaux d’avancement). - Suivre les absences en lien avec la DRH et les comptes-rendus des visites médicales. - Assurer le suivi des modalités de travail des personnels de la Direction (protocole de télétravail, demande de temps partiel…) et gérer l’application de suivi des congés (Ohris). - Mettre en œuvre les procédures RH (entretiens professionnels…) en lien avec la direction. - Suivre l’évolution des procédures de gestion RH de l’établissement. Gestion du numérique - Assurer le rôle de correspondant informatique pour la Direction. - Organiser l’installation des nouveaux personnels (équipement informatique, dossiers partagés…). - Maintenir l’inventaire des postes informatiques et des kits de télétravail de la Direction. [] Conditions particulières d'exercice Contraintes de délais à respecter Traitement d’informations à caractère confidentiel Interruptions fréquentes Interactions indispensables avec de nombreux interlocuteurs Descriptif du profil recherché a) Savoir sur l’environnement professionnel - L’organisation et le fonctionnement de l’établissement. - Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative. b) Savoir-faire opérationnel - Rechercher l’information, la vérifier et la classer - Utiliser les logiciels de bureautique (word, excel, power point) et les logiciels de gestion du domaine - Planifier son activité - Travailler en équipe c) Savoir-faire comportemental - Discrétion et rigueur - Avoir le sens de l’organisation - Savoir rendre compte de son travail - Savoir travailler en équipe et en autonomie - Savoir organiser son travail en fonction des priorités fixées - Être force de proposition, notamment pour améliorer le fonctionnement de la Direction Temps plein Oui Rémunération fonctionnaires Grille des catégories B Informations complémentaires Informations complémentaires Contact pour renseignements sur le poste : Caroline Wolff, Directrice des finances Sébastien Kaiser, Directeur adjoint des finances Localisation du poste Europe, France, Grand Est, Bas Rhin (67) Géolocalisation du poste 4 Rue Blaise Pascal, 67000 Strasbourg, France Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Strasbourg Critères candidat Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 01/09/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) caroline.wolff@unistra.fr Contact 1 sebastien.kaiser@unistra.fr Contact 2 caroline.wolff@unistra.fr