Secrétaire administrative au centre technique municipal

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La secrétaire du CTM constitue le point d'entrée unique pour toutes les demandes adressées aux services techniques (Bâtiment/Mobilier Urbain, Espaces Verts/Stades/Cimetière, Propreté Urbaine, et Logistique/Manifestations/Sécurité). Elle assure la réception, l'enregistrement et la transmission des demandes vers les services concernés.

La secrétaire administrative du Centre Technique est rattachée à l’Assistante de direction (n+1), au Directeur des Services Techniques (n+2) et au Directeur Général des Services (n+3).

Interactions
-Relations avec les autres services de la mairie
-Relations avec les élus
-Echange avec des partenaires externes (fournisseurs, commerçants, associations, administrations) Missions / conditions d'exercice -Accueil téléphonique et physique.
-Suivi administratif de l'ensemble des chantiers en cours dans les quatre services du CTM, maintien d'une base documentaire actualisée sur tous les projets et interventions.
-Organisation et suivi des plannings d'intervention pour l'ensemble des demandes adressées aux quatre services du CTM, en assurant la priorisation selon les urgences identifiées.
-Gestion des clés de la ville.
-Gestion des rapports de contrôles et des interventions bâtiments.
-Déclaration des dommages réseaux (électrique, eau, internet, fibre, téléphone) sur la voie publique.
-Consultation des entreprises.
-Suivi des demandes d’intervention (Maire, élus et administrés).
-Gestion complète des demandes sur ASTECH pour les quatre services : saisie des nouvelles demandes, distribution aux agents de maîtrise des différents services, suivi de l'avancement et clôture des interventions réalisées.
-Gestion des devis fournisseurs et entreprises (moins de 2000€ HT) : Réception, consultation, enregistrement dans le tableau de suivi, retransmission (agent ou direct entreprise).
-Mise en concurrence (devis de +2000€HT) : Consultation.
-Relation quotidienne avec le service RH (suivi administratif du personnel, gestion et validation des absences, des astreintes, des heures de récupération et des congés annuels des agents du service technique).
-Coordination des plannings hebdomadaires pour l'ensemble des services du CTM (Bâtiment/Mobilier Urbain, Espaces Verts/Stades/Cimetière, Propreté Urbaine, et Logistique/Manifestations/Sécurité), incluant la mise à jour suite aux points évoqués en réunion.
-Aide administrative aux agents de maîtrise des quatre services pour la création de documents spécifiques, la saisie de données diverses et la réponse aux besoins administratifs quotidiens.
-Suivi du tableau des demandes du maire.
-Chiffrage sinistre (fourniture).
-Archivage. Profils recherchés Domaines de compétences du poste

Valeurs et savoir être
-Sens du collectif
-Sens des priorités
-Rigueur
-Respect de la confidentialité et de la discrétion
-Adaptation
-Prise d’initiative
-Responsabilité
-Polyvalence
-Réactivité

Connaissances (y compris formation souhaitée)
-Formation : Bac comptabilité gestion, BTS Assistant de Gestion PME PMI
-Connaissances en marchés publics

Aptitudes
-Maîtrise de l’outil informatique
-Maîtrise de plans techniques