Gestionnaire administratif des services techniques

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Située au sud du département des Landes au sein de la Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud, la ville de Soustons (7 851 habitants) bénéficie du dynamisme démographique de son territoire et voit sa population croitre à un rythme régulier. Commune touristique avec plus de 6km de littoral et 5 lacs ou étangs, sa population s’élève à plus de 28 000 habitants durant la période estivale.

Nous recherchons un(e) secrétaire motivé(e) et organisé(e) pour assurer l’accueil et la gestion administrative des Services Techniques. Missions / conditions d'exercice Missions :
Sous la direction du Directeur des Services Techniques, vous serez un point de contact essentiel.

oAccueil et gestion des demandes :

Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les demandes des usagers, associations et partenaires, ce qui inclut l'enregistrement, l'orientation et le traitement en lien avec les responsables ainsi que la gestion des réponses avec le secrétariat général. Cela comprend la gestion des signalements relatifs au suivi du domaine public (réseaux divers, voirie, signalisation, espaces verts, mobilier urbain…) des équipements communaux (mobilier et immobilier) et des services publics (éclairage, déchets, électricité, eaux potable, eaux usées…)

oGestion administrative et documentaire :
Assurer la gestion : du courrier électronique, de la plateforme de gestion des courriers, et des bons d'achat, commandes et devis (signature, enregistrement, transmission). Créer et envoyer les Ordres de Service (OS) pour l'électricité et le gaz. Effectuer la gestion administrative annuelle en lien avec le SITCOM (CAP, vignettes véhicules). Rédiger et mettre en forme des documents pour impression et diffusion.

oSoutien logistique aux manifestations :
Participer à la gestion administrative liée aux manifestations. Cela inclut l'alimentation du planning annuel, la réponse aux demandes de matériel (courrier, conventions), la préparation et distribution de fiches de synthèse, les demandes de matériel complémentaire et de devis, la vérification des réservations. Assurer la coordination avec le service Culture et suivre les demandes d'utilisation du matériel communal. Vérifier la date des manifestations aux arènes pour organiser le nettoyage.

oGestion administrative des assurances et déclarations de travaux :
Participer à la gestion administrative des dossiers d'assurance (déclaration et suivi des sinistres, demandes et résiliations pour les véhicules communaux, gestion annuelle des cartes véhicules, pointage des cotisations). Préparer les tableaux pour les marchés d'assurance et gérer les bris de glaces. Créer, renseigner et suivre les demandes de Déclaration de Travaux (DT/DICT) sur la plateforme INERIS (réception, transmission, impression des plans).

oGestion des stocks et commandes :
Gérer les stocks et effectuer les commandes de divers matériels (panneaux, drapeaux, bouteilles de gaz), d'Équipements de Protection Individuelle (EPI) et de produits d'entretien (en lien avec les agents). Enregistrer les commandes d'EPI et produits d'entretien et effectuer des commandes spécifiques (balais, carnets de bons d'achat). Profils recherchés Votre profil, adapté à un poste de secrétaire, devrait idéalement inclure :

oUne formation ou une expérience significative dans le domaine du secrétariat ou de l'assistanat administratif.
oUne bonne connaissance, ou la capacité d'acquérir rapidement, du fonctionnement des collectivités territoriales.
oD'excellentes capacités d'organisation, de polyvalence, de gestion des priorités et d'adaptation aux imprévus.
oLa maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, etc.).
oLa capacité à respecter les consignes tout en sachant prendre des initiatives.
oUn sens aigu de la confidentialité, la discrétion et le respect du devoir de réserve.
oD'excellentes qualités relationnelles, le sens de l'écoute, la disponibilité et le sens du service public.