Assistante administrative et commerciale

MISSIONS L’assistante garantie les bonnes relations entre l’entreprise et les clients. Elle contribue à la fidélisation et à la satisfaction de la clientèle (gestion des commandes, résolution des litiges, collaboration avec l’équipe commerciale). Elle assure le suivi des fournisseurs (gestions des commandes, respects des délais de livraison, vérification de la facturation). ACTIVITES RELATION CLIENTS · Gestion des clients - Répondre à toutes les demandes de renseignements sur les produits et installations - Procéder à la création des nouveaux clients - Suivre l’envoi des documents - Mettre à jour et saisir des informations dans les outils de CRM et de Gestion commerciale - Surveiller l’encours clients · Gestion des devis - Rédiger des devis à la demande du commercial ou du client et en assurer le suivi - Appliquer et mettre à jour les conditions tarifaires appropriées - Etablir le bordereau de prix dans le cadre des appels d’offres - Effectuer des plans en 3D dans l’outil shower tuning · Gestion des commandes et des livraisons - Saisir les commandes - Informer le client du déroulement de sa commande et les délais de livraison - Emettre les bons de livraison - Préparer les colis postaux · Gestion de la facturation - Enregistrer les factures - Emettre les avoirs - Saisir la déclaration d’échanges de biens · Gestion du SAV - Réaliser l’ouverture dans la CRM des demandes de SAV - Traiter les demandes de SAV selon la procédure, pendant les congés de la personne en charge du SAV · Gestion du transport - Pratiquer les demandes de coûts de transport : demande de prix, choix du transporteur - Suivre les livraisons clients (envoi postaux, transporteurs) · Gestion des informations - Partager les informations capitales récoltées auprès du client pouvant intéresser la direction ou le responsable de secteur. - Alerter d’éventuelles baisses ou ruptures de stock ou de quantités inhabituelles demandant un approvisionnement particulier (prévisions de ventes) RELATION FOURNISSEURS · Gestion des fournisseurs - Répondre à toutes les demandes de renseignements - Suivre l’envoi des documents · Gestion des documents des achats - Etablir des demandes de devis - Saisir les commandes et suivre les accusés de réception - Emettre les bons de réception - Saisir les factures et avoirs - Procéder à la déclaration d’échanges de biens RELATIONS ET HIERARCHIE Responsable hiérarchique : Responsable ADV/ACHATS Relations de travail : Ø Internes : relations avec l’équipe administrative, les commerciaux, le gérant, les services comptabilité et marketing Ø Externes : relations avec les clients, les transporteurs, les fournisseurs et le prestataire de stockage Déplacements : occasionnels COMPETENCES Savoir-faire : Ø Techniques de ventes Ø Statistiques Ø Réglementation du transport de marchandise et des douanes Ø Logiciel de gestion commerciale Ø Connaître l’entreprise et son environnement Ø Maitrise de l’informatique Ø Notions commerciales Ø Gestion des dossiers clients et des fournisseurs Ø Réaliser une étude technique et commerciale Ø Proposer des solutions correctives Savoir-être : Ø Organisé et rigoureux Ø Bon relationnel Ø Polyvalent Ø Adaptabilité Ø Esprit d’équipe Ø Proactivité Ø Autonome Ø Sens de l’écoute et de la communication Document non contractuel. Cette liste n’est pas exhaustive. Une polyvalence peut-être demandée