Secrétaire de direction (h/f) - pompey

Vos missions en quelques mots Secrétaire de direction (H/F) auprès du Maire, des adjoints et de la Directrice Générale des Services Au cœur de la vie municipale, la Ville de Pompey recherche un(e) secrétaire de direction dynamique et organisé(e) pour accompagner au quotidien le Maire, les adjoints et la Directrice Générale des Services. Un poste clé où votre sens du service et votre rigueur feront toute la différence. Vos missions au quotidien : Sous la responsabilité de la responsable du service Secrétariat général, vous assurez un rôle central de coordination et d’appui administratif. À ce titre, vous serez amené(e) à : • Gérer et organiser les agendas du Maire, des Adjoints et de la direction générale : savoir identifier la demande et les priorités, écouter, renseigner, orienter et faire le lien avec les services, • Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes, avec professionnalisme et sens du contact, • Préparer, suivre et mettre en forme dossiers, notes et courriers, • Assurer une circulation fluide de l’information entre les élus, la direction générale et les services • Gérer les courriers entrants et sortants y compris les mails (tri, diffusion, suivi, archivage), ainsi que les parapheurs, y compris électroniques, • Planifier les réunions internes et externes et organiser la logistique associée (réservations de salles, coordination), • Assister la responsable du secrétariat général dans l’organisation et le suivi des séances du conseil municipal : gestion administrative des délibérations (saisie et enregistrement), préparation des dossiers et des supports de séance (dont dématérialisation via X-DEMAT), organisation matérielle des réunions, et transmission des actes au contrôle de légalité, • Garantir la confidentialité des informations traitées, • Dans le cadre de ses fonctions, la secrétaire de direction participe à l’organisation et au suivi des opérations électorales au sein de la commune : préparation administrative des scrutins, gestion des inscriptions et radiation, suivi du répertoire électoral unique, relations avec les services de l’Etat et différents interlocuteurs, appui au bon déroulement des opérations de vote, participation au scrutin et dépouillement, • Assurer un rôle d’appui transversal auprès des services communaux : rédaction de courrier/notes/documents/arrêtés, apporter un soutien administratif ponctuel, faciliter la circulation des informations entre services, • Assister la responsable du secrétariat général dans la gestion des archives : effectuer des travaux de collecte, de tri, de classement et de conditionnement. Profil recherché Profil recherché Si les connaissances administratives et les compétences techniques constituent un socle nécessaire à la prise de poste, la collectivité attache une importance toute particulière à la personnalité du candidat ou de la candidate. Nous recherchons avant tout une personne : • Dotée d’un excellent sens du relationnel et du service public • Faisant preuve de rigueur, de discrétion et de fiabilité • Organisée, autonome et capable de gérer les priorités • Appréciant le travail en équipe et la collaboration avec des interlocuteurs variés • Polyvalente et adaptable, capable de s’intégrer dans un environnement communal dynamique • À l’aise à l’écrit (excellent niveau d’orthographe) comme à l’oral, avec de bonnes capacités rédactionnelles et une maîtrise des outils bureautiques (et savoir en apprendre de nouveaux !) Attention : les horaires peuvent varier en fonction des réunions, des conseils municipaux, des commissions et des contraintes institutionnelles. Pourquoi nous rejoindre ? Parce que vous souhaitez donner du sens à votre travail en contribuant au service public et en participant activement à la vie locale. Parce que vous aimez les environnements dynamiques, exigeants et riches en interactions. Et surtout, parce que vous avez envie d’occuper un poste de confiance, au plus près des décisions. Si vous êtes rigoureux(se), discret(ète), réactif(ve) et doté(e) d’un excellent sens de l’organisation et du relationnel, ce poste est fait pour vous ! Poste basé à Pompey Rejoignez une équipe engagée, dynamique et sympathique et contribuez concrètement à la qualité du service rendu aux citoyens.