Gestionnaire administratif et pédagogique du collège doctoral (h/f)

À propos de nous

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».


Mission

L'Université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et pédagogique du collège doctoral (F/H) au sein du pôle "Formation par la recherche" de la direction de la recherche et de la valorisation (DRV). Poste temporaire, à temps incomplet (80%), ouvert dans le cadre d'un CDD.

Le Collège Doctoral a pour mission d’organiser et de coordonner les études doctorales communes aux deux écoles doctorales de l'Université de Toulon, d’accompagner et soutenir les candidats à l’Habilitation à Diriger des Recherches et de contribuer et décliner la politique doctorale de l’UTLN. Le Collège Doctoral est dirigé par un directeur et un directeur adjoint. Il est assisté d’un gestionnaire administratif et pédagogique assurant des permanences physiques sur les campus de Toulon et de la Garde.

Le gestionnaire administratif et pédagogique du Collège Doctoral apporte ainsi son appui à la direction de Collège Doctoral dans les activités de documentation, de gestion administrative et pédagogique. Il assure l'accueil, le conseil et le soutien des enseignants-chercheurs et des doctorants.

Activités essentielles:

* Accueillir et informer les enseignants, doctorants, partenaires extérieurs ;

* Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du Collège Doctoral;

* Organiser le Conseil du Collège Doctoral, et rédiger les comptes rendus ou relevés de conclusions ;

* Gérer les dossiers d'Habilitation à Diriger la Recherche (HDR) : réception, vérification et instruction ;

* Saisir les données relatives aux HDR et aux maquettes de formation sur APOGEE ;

* Assurer le suivi du cursus des formations transverses (planning, assiduité, suivi des heures) ;

* Prospecter et gérer les dossiers des intervenants vacataires en collaboration avec la direction des ressources humaines ;

* Réaliser les enquêtes d’insertion professionnelle auprès des anciens doctorants ;

* Collecter, fiabiliser et analyser des données (enquêtes ministérielles, bilan annuel, dossier HCERES) puis alimenter les tableaux de bord de suivi de l'activité ;

* Assurer la mise à jour et la création de rubriques sur le site internet de la structure ;

* Organiser les manifestations scientifiques en lien avec le Doctorat (Doctoriades, concours "Ma thèse en 180 secondes", Cérémonie de remise des diplômes...) ;

* Organiser le suivi des missions de diffusion de la culture scientifique et technique ;

* Rédiger des procédures et veiller à leur mise en œuvre ;

* Participer au suivi du budget en collaboration avec la gestionnaire financière et la directrice de la DRV ;

* Instruire les demandes d’aide à la mobilité pour les doctorants concernant les financements proposés par le Collège Doctoral;

* Participer aux démarches administratives des doctorants en cotutelle.

Contraintes particulières :

L'agent sera amené à travailler sur les deux sites principaux de l'Université de Toulon à savoir, les campus de La Garde et de Toulon.

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : DRV – Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1244,80 €

Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026


Profil

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC

Une première expérience de gestion et/ou d'assistance administrative serait appréciée.

Connaissances :

* Organisation et fonctionnement d’une école doctorale

* Technique d'élaboration de documents

* Technique de communication

Compétences opérationnelles :

* Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

* Qualités rédactionnelles : contextualisation, synthèse et présentation multi-support

* Utiliser les outils bureautiques et les différents logiciels métiers (APOGEE, SAGHE)

* Avoir un bon niveau d’anglais - niveau B1

* Travailler en équipe

Compétences comportementales :

* Autonomie et rigueur

* Disponibilité

* Force de proposition

* Aisance relationnelle

Date limite de candidature : 04/11/2025