Assistant-e de direction f/h

La Direction de l’Immobilier et des Moyens Industriels recrute un(e) Assistant(e) de Direction en CDI à compter du 1er juin 2026. Ce poste est basé à Champs-sur-Marne.

Vos principales missions :
1. Support au Directeur DIMI et au Pôle Immobilier
Assurer le suivi administratif : tableaux de bord, courriers, comptes rendus, dossiers
Organiser et coordonner les réunions
Gérer les agendas, appels et déplacements
Participer à la communication interne et à l’animation de l’intranet (site de Champs-sur-Marne)
Assurer un rôle de référent(e) informatique : recueil des besoins et interface avec les services IT

2. Appui au suivi budgétaire
Assurer le suivi des investissements et des dépenses du périmètre immobilier
Élaborer des tableaux de bord d’aide à la décision (en lien avec le contrôle de gestion et la DAE)
Suivre les factures en lien avec l’Agence Comptable
Gérer et consolider les charges à payer
Suivre les marchés et contrats liés à l’Immeuble Bienvenue
Contribuer à la préparation du budget DIMI

3. Gestion locative et contractuelle des bureaux (notamment en Île-de-France)
Présenter et négocier les conditions tarifaires avec les mandataires
Élaborer les mandats en étroite collaboration avec le service juridique
Rédiger, analyser et suivre les baux commerciaux (3-6-9) ainsi que leurs avenants
Assurer le suivi des échéances contractuelles
Organiser et coordonner les visites des locaux

4. Relation locataires et gestion opérationnelle
Accompagner et conseiller les locataires tout au long de leur parcours
Gérer les demandes, les contrats et les éventuels litiges
Rédiger les courriers et assurer un suivi rigoureux des dossiers
Participer aux réunions de copropriété (Immeuble Bienvenue)

5. Gestion financière locative
Établir la facturation trimestrielle
Appliquer les indices de révision des loyers
Suivre les dépôts de garantie
Produire les états de charges (Île-de-France)

6. Veille juridique et amélioration continue
Participer à l’élaboration et à la mise à jour des documents contractuels avec le service juridique
Contribuer à l’évolution des modèles de baux en lien avec les conseils externes
Participer à la mise en œuvre du décret tertiaire
Vous êtes diplômé(e) d’une formation de niveau BAC+2 minimum, type BTS en assistanat de direction, support à l’action managériale, gestion administration ou similaire.

Une qualification en gestion/droit des baux commerciaux serait un plus.

Vous justifiez d’une expérience de 2 ans minimum sur un poste en assistanat de direction.

Vous disposez de connaissances juridiques, notamment en matière de baux commerciaux, et maîtrisez les aspects liés à la gestion contractuelle.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous avez le sens du service et savez gérer vos priorités dans un environnement exigeant. Votre aisance relationnelle vous permet d’interagir efficacement avec des interlocuteurs variés et de travailler en transversal.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques, notamment le Pack Office, SAP, Power BI et SharePoint. Vous êtes également à l’aise avec la gestion d’agendas (prise de rendez-vous, organisation des plannings) ainsi qu’avec les missions d’assistanat administratif : suivi budgétaire, facturation, engagements et situations mensuelles.