Référence CSP: O035251/203000286
Assistant.e des Elu.e.s à pourvoir au Cabinet.
Référence du poste n° 3093.
Fonctions :
Rattaché.e à la Directrice de Cabinet, vous collaborez et participez à la mise en œuvre administrative de la politique du Département, en apportant une aide permanente aux élu.e.s ayant une délégation du Président.
Missions générales :
A ce titre, vous êtes chargé.e de :
- Organiser les rendez-vous, gérer les plannings des élu.e.s
- Planifier les réunions et veiller à leur organisation logistique
- Préparer leurs déplacements ainsi que ceux des membres de l'équipe
- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations
- Suivre directement ou en lien avec les services du Département les demandes adressées aux élu.e.s
- Classer, trier et archiver les documents
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier,...)
- Concevoir des courriers, rapports, notes, documents de présentation
- Suivre les courriers sur Post-Office (Logiciels métiers)
- Élaborer et mettre à jour des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord
- Traiter une partie des informations du service (correspondance courante, y compris messagerie et affaires spécifiques)
Missions spécifiques :
Vous travaillez en lien avec d’autres assistant.e.s de Vice-président.e.s pour :
- Assurer la continuité du service public
- Gérer les appels téléphoniques des demandes des élu.e.s
Vous participez aux permanences du secrétariat pour assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et les accueils physiques.
Spécificités du poste :
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des besoins des élu.e.s.
Le Département vous propose de nombreux avantages vous permettant la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle :
- Des plages de travail variables avec une prise de poste entre 7h30 et 9h30 et un départ entre 16h30 et 19h00, en fonction des besoins du service
- Télétravail possible jusqu’à 5 jours par mois
- L'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
Une participation employeur/indemnité pour vos déplacements domicile travail (transports en commun - vélo- co-voiturage)
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