Freelance - office manager

Freelance - Office Manager


🎯 Contexte de la mission

Dans un contexte de forte croissance, Semji recherche son Office Manager pour garantir la bonne organisation du bureau, la qualité de vie au travail et la fluidité des opérations internes.

Intégré.e au sein du service RH / Finance, véritable point de contact pour les équipes et les prestataires, vous assurerez la gestion quotidienne des locaux et contribuerez activement à la structuration des process internes.


Votre mission : veiller à ce que l'environnement de travail soit optimal, fonctionnel et agréable, tout en garantissant la sécurité, le bon fonctionnement des équipements et une coordination efficace entre les équipes et les services supports.


📌 Enjeux & missions


⚠️ Logistique & sécurité

* Gérer les accès aux locaux et les habilitation des collaborateurs
* Incendie, évacuation, extincteurs : organiser les formations et exercices de sécurité, tenue à jour des registres et gérer la relation avec les fournisseurs
* Être l'interlocuteur principal en cas de problématique de nature logistique


🏠 Aménagement & maintenance

* Suivre les projets d'aménagement des espaces de travail
* Coordonner les interventions de maintenance (ménage, climatisation, assurances, etc.)
* Assurer un suivi rigoureux de la qualité des services fournis


🗣️ Communication & vie d'entreprise

* Organiser les temps forts internes : séminaires, anniversaires, team buildings, réunions d'équipes
* Coordonner et gérer la diffusion des informations clés en interne
* Contribuer à maintenir un bon climat de travail et une culture d'entreprise forte


👥 Assistanat RH

* Prendre en charge les démarches administratives liées aux embauches et aux départs
* Gérer les demandes de visites médicales (embauche, retour de maternité
* Gestion des adhésions Mutuelle / Prévoyance


📚 Approvisionnements & ressources

* Gérer les commandes et les stocks de fournitures
* Suivre les contrats et optimiser les coûts liés aux services généraux
* Mettre en place des outils de suivi pour fluidifier l'approvisionnement


💼 Organisation interne & procédures

* Documenter et mettre à jour les process internes relatifs aux domaines confiés
* S'assurer de leur bonne application par les collaborateurs
* Participer à l'amélioration continue des pratiques internes




✅ Profil recherché

* 5 ans d’expérience minimum sur un poste similaire (Office Manager, Assistant·e administratif·ve, etc.)
* À l’aise avec la gestion de prestataires, services généraux et projets internes
* Organisé·e, autonome, proactif·ve, avec un excellent sens du relationnel
* Solide maîtrise des outils collaboratifs (Google Workspace, Slack, Asana…)
* Excellente communication écrite et orale, et capacité à structurer des process



Informations complémentaires

* Lieu : Lyon 9e – Métro Gare de Vaise
* Durée : 1 à 2j/semaine
* Type de contrat : Freelance
* Télétravail : poste nécessitant une forte présence sur site, avec une certaine flexibilité
* Rémunération : entre 200 et 250€ / jour