Chargé d'administration et finances – facilité de l’initiative régionale pour les enseignants en afrique (rtia-facility) (h/f) (nouvelle fenêtre)

Description de la mission

Basé(e) au bureau de coordination d’Expertise France à Paris, le/la Chargé(e) d'Administration et Finances joue un rôle essentiel en apportant un appui transversal en matière de gestion financière, administrative, des ressources humaines ainsi qu’en logistique, afin de garantir le bon fonctionnement et l’efficacité des processus de gestion de la Facilité.

Sous la supervision hiérarchique du/de la Coordinateur(trice) des Services Support, le/la Chargé(e) d'Administration et Finances encadrera directement l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) basé(e) à Paris, et entretiendra un lien fonctionnel étroit avec le/la Chargé(e) d'Administration et Finances basé(e) à Addis-Abeba. Il/elle sera responsable des tâches suivantes :

Responsabilité 1 : Gestion financière et comptable

1. Superviser l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) en charge des opérations quotidiennes de finance et de comptabilité.
2. Effectuer les paiements en espèces dans le respect des seuils autorisés et des procédures de suivi, y compris l’enregistrement des pièces justificatives.
3. Tenir un journal de caisse quotidien à jour en y enregistrant toutes les dépenses.
4. Réaliser des vérifications quotidiennes du journal de caisse et de la caisse physique, suivre les avances et gérer les demandes de réapprovisionnement selon les procédures d’Expertise France.
5. Effectuer les inventaires de caisse hebdomadaires et mensuels.
6. Contribuer à l’élaboration des rapprochements bancaires mensuels.
7. Soumettre le journal de caisse au Coordinateur des Services Support pour contrôle mensuel et intégration dans le dossier comptable mensuel.
8. Respecter les règles de sécurité financière définies par Expertise France.
9. Suivre la trésorerie, anticiper les dépenses et préparer les demandes de réapprovisionnement.
10. Préparer les audits internes et externes en garantissant l’exhaustivité, la conformité et la traçabilité des pièces justificatives.
11. Participer à la réponse aux observations et recommandations issues des audits et des organes de contrôle.

Responsabilité 2 : Suivi financier de la mise en œuvre des activités

12. Préparer et suivre les volets financiers et administratifs des contrats (experts, fournisseurs, partenaires), en lien avec le/la Chargé(e) des achats et des contrats et avec l’appui de l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère).
13. Tenir à jour des dossiers complets et auditables pour l’ensemble des contrats et documents financiers, conformément aux procédures d’Expertise France et de l’Union européenne.
14. Valider les budgets prévisionnels, les calculs de per diem et les justificatifs de dépenses pour les missions d’experts et les activités de mise en œuvre des Plans d'Action Pays (CAP).
15. Suivre les engagements, les décaissements et les écarts financiers liés aux contrats de services et aux déploiements d’experts.
16. Contribuer au suivi budgétaire en temps réel et à la révision périodique des budgets d’activités sur la base des données d’exécution.
17. Appuyer la production de synthèses financières et de rapports d’écarts pour le suivi des missions et des Plans d'Action Pays (CAP).
18. Participer aux évaluations des risques financiers et aux vérifications de conformité avant exécution des paiements.

Responsabilité 3 : Administration et ressources humaines

19. Encadrer l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) chargé(e) des tâches quotidiennes administratives et RH.
20. Maintenir et améliorer les systèmes et processus RH, y compris l’accueil des nouveaux collaborateurs, la mise en place des postes de travail, les accès informatiques (en coordination avec le/la Chargé(e) IT), la gestion des congés et des déplacements, et le suivi des éléments de paie pour les personnels EF et les experts déployés.
21. Appuyer la préparation et le suivi des contrats de prestataires, fournisseurs et consultants, en veillant à leur conformité administrative et à la complétude des dossiers, en coordination avec le/la Chargé(e) des Achats et des Contrats.
22. Assurer le reporting administratif et l’archivage des documents requis (par les bailleurs, en interne et par les autorités locales), en versions papier et électronique.
23. Garantir la conformité administrative et juridique de la présence d’Expertise France en Éthiopie, y compris la gestion du bureau en lien avec l’Ambassade de France, et le suivi des accords spécifiques (exonérations de TVA, etc.).
24. Suivre l’évolution de la réglementation administrative et du droit du travail, notamment en matière de visas et de permis de travail pour le personnel international, et informer le/la Chef(fe) de la Facilité de tout changement.
25. Faciliter les audits internes et les contrôles de gestion, et assurer le lien avec le siège d’Expertise France ainsi qu’avec les agences des États membres sur les questions administratives et RH.
26. Coordonner la traduction des documents administratifs et programmatiques clés afin de soutenir la communication interne et externe.

Responsabilité 4 : Logistique et évènementiel

27. Superviser l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) en charge de la logistique quotidienne.
28. Organiser les déplacements du personnel EF et des experts déployés (billets d’avion, hébergement, per diem, transport terrestre).
29. Gérer les aspects logistiques des missions, visites de terrain et événements : réservation des lieux, restauration, mise en place du matériel, accueil des participants.
30. Assurer le suivi et la gestion du matériel de bureau, des équipements informatiques et des consommables : inventaire, attribution, maintenance, respect des procédures internes.
31. Mettre à jour régulièrement les registres d’actifs et de stocks, et garantir la traçabilité de tout le matériel.
32. Veiller à l’application des procédures de sécurité, y compris les autorisations de mission et les mesures de réduction des risques, en coordination avec le/la Coordinateur(trice) des Services Support.

L’exercice de ces responsabilités nécessite une collaboration étroite avec les équipes administratives et financières des agences des États membres en Europe, ainsi qu’avec l'équipe d’Expertise France basée à Addis-Abeba, en Éthiopie.

Description du projet ou contexte

L’Initiative Régionale pour les Enseignants en Afrique (RTIA), un programme financé par l’UE/CE via la section Éducation (G3) de la DG INTPA, vise à améliorer les résultats d’apprentissage et le développement socio-émotionnel des enfants en Afrique, en développant un corps enseignant plus compétent, motivé et inclusif dans l’enseignement de base.

La RTIA vise en particulier à atteindre les résultats suivants au cours des 6 prochaines années :

33. Améliorer la gouvernance, la gestion, l’attractivité et l’équilibre de genre de la profession enseignante, avec un fort accent sur la numérisation accrue et l’innovation.
34. Renforcer la qualité, la pertinence et l’efficacité de la formation initiale et continue des enseignants, notamment par le biais de l’éducation numérique, des approches d’apprentissage entre pairs et de la collaboration régionale.

Au sein de la RTIA, la Facilité (RTIA-Facility) soutient les politiques éducatives et améliore les systèmes de formation et de développement professionnel des enseignants par : i)le renforcement des capacités au niveau national via une assistance technique à la demande ; ii) la promotion de l’innovation et la mise à l’échelle de solutions d’enseignement efficaces ; iii) l’augmentation de la production et de l’utilisation de données probantes ; iv) la promotion de l’utilisation de cadres régionaux, de pratiques fondées sur des données probantes et de l’apprentissage conjoint au niveau régional.

La Facilité met en œuvre ces objectifs à travers trois types d’instruments ou « fenêtres » :

35. Une fenêtre d’assistance technique « à la demande » sur la gouvernance de la profession enseignante et la formation des enseignants, en réponse aux demandes des pays partenaires éligibles.
36. Une fenêtre d’expérimentation et de mise à l’échelle de programmes de formation des enseignants dans les domaines des compétences numériques, de l’égalité des genres, des compétences vertes et des compétences pédagogiques, y compris dans le contexte d’assistance aux réfugiés et aux populations déplacées.
37. Une fenêtre de recherche destinée à produire de nouvelles données probantes et à soutenir leur intégration dans les politiques publiques et dans la conception des programmes de formation des enseignants.

En complément, les activités de gestion des connaissances et de communication de la Facilité contribuent au partage des connaissances, des données et des bonnes pratiques en lien avec les résultats globaux de l’Initiative.

La Facilité est financée par l’Union européenne et mise en œuvre par un consortium formé de 3 agences d’États membres : Expertise France pour la France, Enabel pour la Belgique, et EDUFI pour la Finlande. Expertise France a été désignée agence de coordination de ce partenariat. Le schéma de gouvernance de la Facilité sert également de cadre de gouvernance de l’Initiative, en étroite collaboration avec l’UNESCO et la Commission de l’Union africaine, responsables des deux autres composantes de l’Initiative de l’UE.

Le projet est mis en oeuvre du 01.02.2024 au 31.01.2027 (36 mois) et dispose d’ un budget de 46 000 000 EUR.

Profil souhaité

Compétences requises :

38. Diplôme universitaire pertinent dans les domaines de la comptabilité, de la gestion administrative et financière, ou dans tout autre domaine connexe (achats, logistique, droit, ressources humaines, etc.).
39. Bonne connaissance générale des fonctions liées à la finance, à l’administration, à la logistique et aux ressources humaines.
40. Une connaissance préalable des outils et procédures de gestion financière et administrative de l’Union européenne et d’Expertise France constitue un atout.
41. Maîtrise des règles techniques d’archivage et de classement.
42. Capacité à assurer la liaison et la coordination avec divers interlocuteurs, notamment les services financiers et les fournisseurs.
43. Bonnes compétences en planification, organisation, communication et relations interpersonnelles. Esprit d’équipe indispensable.
44. Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler sous pression ou à répondre à des demandes urgentes.
45. Autonomie, sens de l’initiative et capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision.
46. Maîtrise des outils bureautiques courants (Microsoft Office).
47. Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit. La connaissance d’autres langues, notamment le portugais, constitue un atout.

Expériences requises :

48. Minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinente dans les domaines de la finance, de l’administration ou de la logistique, notamment à des postes de Chargé(e) administratif(ve) et financier(ère) ou de Chargé(e) logistique, de préférence dans un environnement international ou de coopération au développement.
49. Une expérience préalable dans le secteur de l’aide au développement ou de la coopération internationale, auprès d’agences publiques, d’ONG internationales ou d’organisations internationales, est un atout.
50. Expérience dans la collaboration et la coordination avec des partenaires internationaux et nationaux, des autorités gouvernementales ou des bailleurs de fonds souhaitée.