Garonne Emploi recherche pour l'une de ses entreprises adhérentes, un(e) Assistante Administrative Communication H/F, à temps partiel, sur Muret (31), avec un bon niveau en anglais.
Sous la responsabilité du responsable Marketing Digital & Communication
Assister l’équipe communication dans la gestion événementielle & administrative du service
En étroite collaboration avec la responsable des événements :
· Réaliser les inscriptions aux salons, éditer les formulaires liés à leur organisation selon le calendrier opérationnel établi,
· Aider à formaliser l’organisation et son suivi dans le respect des processus et outils en place
· Assister la responsable des événements & la chargée de projets dans la mise en œuvre des demandes faites auprès de l’équipe communication (BU, prestataires/fédérateurs…)
· Participer au chiffrage amont des différentes actions pour s’assurer de la bonne tenue des budgets impartis.
· Saisir et suivre dans SAP (à la demande de la Responsable ou de la CDP), les Commandes, Demandes d’Investissement et Demandes de Paiement, s’assurer des paiements de nos prestataires en temps utiles, vous assurez la transmission et le bon archivage des pièces comptables et documents administratifs
· Etablir les documents nécessaires au paiement des factures, récupérer les justificatifs des dépenses, vérifier le règlement des factures
· Gérer le processus administratif des achats généraux pour le service pour les besoins autres que salons et événements : commandes de matériels et licences, travaux d’imprimerie (posters et plaquettes), goodies, cartes de visite suivant les procédures, les cartes de vœux, besoins en fournitures du service…
· Assister le service, dans le suivi des prestataires, fournisseurs et intervenants (décorateurs, traiteurs, cameramen, artistes, techniciens, sous-traitant…)
· Au quotidien, faire face à des impératifs divers (réservation d’espaces, location de salles, hôtels, recherches utiles au déplacements & missions du service, aide à organiser transports et logistique salon, réceptions et rangement colis, suivi inventaire etc
· Participer ponctuellement (et selon le cadre légal et les possibilités de votre contrat) au bon déroulé opérationnel de certains événements : actions Corporate ou VIP, salons …
Eléments donnés à titre indicatifs, liste de tâches non exhaustive
· Relations internes et externes
· Travailler en équipe tant au sein du service Communication qu’avec les autres services et BU du Groupe : services commerciaux, comptables, techniques, administratifs, logistiques
· Assurer les relations internes avec les différents interlocuteurs des autres services et BU du Groupe.
· Assurer les relations externes avec les organismes de salons, les prestataires de service ou de conseils : fédérateurs, agences de communication, photographes, publicitaires, etc.
CDD DU 01/12/2025 AU 03/07/2026 (7 mois)
Temps partiel : Mi-temps = 17.50H / semaine = 75.83H / mois
* Rémunération : 2225€ brut/ mois pour un temps complet
= 14.67€ brut / heures
Donc : 14.67€ brut/heure x 75.83H/mois = 1 112,43€ brut / mois
Garonne Emploi est un groupement d’employeurs, une association qui délègue auprès de ses entreprises adhérentes des salarié.e.s qui travaillent en temps partagé.
Notre métier consiste à additionner des temps de travail incomplets (temps partiel, saisonnalité, montée de charges erratiques…) pour les transformer en temps complet CDI.
Un concept "gagnant-gagnant" qui permet de réconcilier le besoin de flexibilité des entreprises et (en même temps) la sécurisation des parcours professionnels des salarié.e.s.
Les avantages :
1. Sécurité et stabilité de l'emploi
2. Un seul contrat de travail
3. Garantie de salaire
4. Diversité des tâches
5. Développement des compétences
« Ça bouge, ça change et c’est stable !... »
De formation supérieure (BTS assistante de direction, BTS GPME / GEA) vous avez acquis une bonne base de pratique de suivi de projets administratifs, idéalement autour du secteur de l’événementiel au travers d’expériences en agence ou en entreprises dans un poste similaire.
La maitrise de l’Anglais est indispensable (écrit et oral)
Vous êtes méthodique, organisé(e) et rigoureux(se).
Vous appréciez le travail en équipe & disposez d’un excellent relationnel.
Vous êtes reconnu(e) pour votre curiosité, votre capacité à être force de proposition, votre pragmatisme et votre sens de l’organisation et efficacité.
SAVOIR FAIRE
Etre capable de :
- Connaître l’organisation des entreprises du Groupe
- Connaître l’essentiel des produits et/ou des moyens des BU
- Respecter la confidentialité des travaux effectués
- Appliquer les règles de l’économie de l’entreprise
- Assurer une bonne circulation de l’information en amont et en aval
- Communiquer en interne et en externe par téléphone, email ou courrier
- Véhiculer une image positive du Groupe vis-à-vis des partenaires extérieurs
- Négocier avec des interlocuteurs variés, souvent au téléphone.
- Utilisateur de la suite Microsoft Office et SAP
SAVOIR-ETRE
- Communiquer avec aisance et diplomatie
- Etre disponible, perpétuellement à l’écoute et curieux
- Prendre des initiatives
- Recueillir et diffuser les informations pertinentes.
- Etre organisé, méthodique, rigoureux
- Respecter la confidentialité des travaux effectués
- Respecter les consignes de sécurité
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