Secrétaire médicale aux explorations neurologiques et centre du sommeil f/h

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat


Type de contrat

Titulaire ou CDI


Service d'affectation

Explorations neurologiques et centre du sommeil


Présentation du service

Service d’explorations fonctionnelles multidisciplinaires, physiologie, centre du sommeil

Présentation par secteur:

* Explorations fonctionnelles respiratoires (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)
* Explorations rénales et métaboliques, ostéodensitométrie (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)
* Explorations cardio‑vasculaires (échodoppler cardiaque et vasculaire, holters tensionnels et cardiaques, épreuves d’effort, électrocardiographie) (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)
* Explorations neurologiques et sommeil (électroencéphalographie, polysomnographie, polygraphie ventilatoire, pathologies du sommeil) (Secteur concerné par le poste à pourvoir)
* Explorations neurologiques, hôpital BEAUJON (électroencéphalographie) (secteur non concerné par le poste à pourvoir)

COMPOSITION DE L’EQUIPE: Chef de service Pr Marie‑Pia D’ORTHO

Equipe médicale: 1 PUPH Chef de service et référent du sommeil, 1 PUPH responsables des explorations rénales, 1 PUPH responsables des explorations cardiovasculaires, 2 MCUPH, 6 PH temps‑plein, des praticiens attachés, 2 CCA.

Equipe paramédicale: 1 cadre de santé paramédicale, 19 infirmiers, 12 aides‑soignants, 3 manipulateurs d’électroradiologie médicale, 3 techniciennes de laboratoire, 4 secrétaires.


Vos missions


Missions permanentes

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des professionnels de santé
* Informer, orienter et conseiller les usagers
* Créer, gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients
* Vérifier la conformité des informations administratives
* Gérer les rendez‑vous et les agendas médicaux en fonction des priorités et des urgences
* Organiser les consultations, examens et hospitalisations (HDJ, HDS)
* Assurer le suivi administratif des prises en charge des patients
* Saisir et suivre les données médico‑administratives (dont le codage de l’activité)
* Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus médicaux après validation
* Mettre à disposition les comptes rendus dans ORBIS
* Traiter les courriers, mails, fax et en assurer le suivi
* Classer et archiver les dossiers médicaux et documents administratifs
* Renseigner les outils de suivi d’activité
* Élaborer les plannings prévisionnels des médecins et en assurer la validation mensuelle
* Participer aux staffs de programmation et en rédiger les comptes rendus


Missions secteur d’activité Accueil et gestion des rendez‑vous

* Prendre et organiser les rendez‑vous via les outils (ORBIS, AGHATE, téléphone, etc.)
* Assurer le bon déroulement des programmations: les consultations, les examens, HDJ, HDS
* Accueillir et gérer les flux de patients (y compris en zone d’attente)
* Coordonner la prise en charge et les déplacements des patients (logiciel de transport)


Missions ponctuelles

* Participer aux actions de formation liées au poste
* Accompagner les nouveaux professionnels dans leur prise de fonction
* Participer aux réunions de service
* Contribuer aux projets d’amélioration du service


Profil recherché


SAVOIR‑FAIRE REQUIS

* Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
* Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
* Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez‑vous des hôpitaux de jour et de semaine
* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
* Respecter le secret médical, et la discrétion professionnelle
* Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
* Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
* Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
* S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en physique, par téléphone ou par mail
* Avoir le sens relationnel et de la réserve
* Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
* Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
* Maîtriser l’outil informatique et les logiciels métiers


Connaissances associées

* Connaissances opérationnelles en :
o Bureautique
o Codage des actes
o Communication
o Droits des usagers du système de santé
o Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
* Connaissances en vocabulaire médical
* Connaissances générales en réglementation des archives


Qualités professionnelles requises

* Faire preuve de rigueur
* Organiser son travail de manière efficace
* Savoir rendre compte de son activité
* Respecter la hiérarchie
* Être assidu et ponctuel
* Manifester un intérêt pour les secteurs médico‑techniques


Schéma horaire

Jour


Temps de travail

7h30


Horaires de travail

L’amplitude horaire est de 8h30-16h30, du lundi au vendredi, sur la base de 7h36 ou 7h30 par jour,


Télétravail

Oui


Langues

Français


Niveau

3- Niveau professionnel

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