Secrétaire de direction

Vos missions en quelques mots Réceptionner et prendre connaissance du courrier, l’enregistrer, le transmettre (après supervision de la direction). Assurer la réception des messages courriels et des télécopies et leur appliquer le même mode de gestion que les courriers. Assurer la diffusion des productions écrites de l’établissement et veiller au respect des délais éventuels et de la confidentialité. Rédiger et mettre en forme des documents (note, lettres, rapports), mettre en forme les rapports d’activités. Elaborer les tableaux de permanences et d’astreintes de direction et veiller à leur diffusion aux autorités. Assurer la mise à jour des différents annuaires et leur diffusion actualisée. Assurer la mise à jour des documents utiles pour l’astreinte des officiers et de la direction. Chaque semaine, compléter et mettre en forme la note d’ambiance avant la transmission aux autorités. Chaque trimestre, renseigner avec les données reçues des autres services, le tableau des indicateurs des maisons centrales pour transmission à la DAP via la DISP. Accueillir et orienter le public vers les services adaptés aux demandes des usagers. Transmettre et filtrer les appels téléphoniques. Assurer la transmission des messages. Mettre à jour, le calendrier concernant les réunions et les déplacements du personnel de direction auxquels ils doivent assister ou qu’ils souhaitent organiser. Contribuer à l’organisation des réunions (convocations officielles notamment). Gérer les aspects matériels et logistiques (préparation des documents). Transmission après enregistrement des fiches « incidents » aux autorités. Enregistrer les courriers entrants et sortants, les notes de service et les fiches incidents. Chaque mois, éditer les différents chronos et vérifier s’ils sont complets puis mise à la signature du responsable du secrétariat et de l’attachée, et classement. Assurer la gestion des autorisations d’accès de l’établissement (occasionnels, permanents et listes de matériels, vérification des casiers Judiciaires). Prise de note et rédaction de comptes rendus et procès-verbaux de réunions notamment : CTE, CHSCTS et conseil d’évaluation. Mettre à jour les délégations de signatures Assurer le suivi du planning absences/astreintes pour le personnel de direction Mise à jour des mallettes de permanence. Profil recherché Connaissances : Connaissance l’organisation de l’administration Pénitentiaire et des services déconcentrés de l’état Connaître la règlementation pénitentiaire Connaître le référentiel RPE – processus arrivant/QID Logiciels spécifiques à l’administration pénitentiaire Savoir-être : Nécessite une grande rigueur Discrétion Etre réactif, maîtriser son comportement dans des situations d’urgence Savoir-faire : Etre organisé, rigoureux, clair et concis Savoir rédiger des courriers administratifs, rapports S’adapter à différents interlocuteurs Avoir la capacité à prioriser et à organiser le travail Éléments de candidature Personnes à contacter Anne-Sophie GAMBA, directrice des Ressources Humaines - Anne-sophie.gamba@justice.fr