Gestionnaire pédagogique (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Le gestionnaire pédagogique de la FSEG assure sous l'autorité de la responsable administrative et de la responsable de scolarité assure la gestion du ou des diplômes dont il a la charge, en étroite collaboration avec le ou les responsables de formation concernés.
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueillir, informer et orienter tous les usagers (étudiants, candidats, enseignants, personnels administratifs), en assurant l'accueil téléphonique et physique.
- Tenir informée et rendre compte à sa hiérarchie
- Analyser les demandes des usagers et apporter une réponse adaptée et efficace.
- Gérer les candidatures en collaboration étroite avec les responsables de formation.
- Assurer la programmation des enseignements de Master 1ère année sur l'outil ADE.
- Planifier et organiser les réunions de pré-rentrée.
- Assurer le suivi des inscriptions administratives et organiser les inscriptions pédagogiques.
- Etablir les attestations et autres documents officiels destinés aux étudiants.
- Préparer les examens des formations dont la gestionnaire à la charge : élaborer les plannings, envoyer les convocations aux étudiants, coordonner l'organisation matérielle et logistique.
- Organiser et planifier les surveillances d'examens, saisir les heures de vacation dans l'outil dédié, en lien avec l'ensemble des gestionnaires pédagogiques du service scolarité
- Veiller à la conformité du déroulement des examens selon la réglementation en vigueur.
- Programmer et mettre en œuvre les soutenances.
- Saisir les notes dans Apogée et organiser les jurys.
- Éditer les relevés de notes et les attestations de diplôme.
- Traiter, vérifier et suivre les dossiers administratifs ou techniques (ex. : assiduité des boursiers)
- Appliquer les procédures de gestion : gérer le courrier, la messagerie et l'archivage.
- Afficher et diffuser les informations importantes aux étudiants : plannings, arrêtés de jurys, documents administratifs.
- Communiquer aux étudiants / enseignants toute modification (annulation, changement de salle, report de cours).
- Pallier à l'absence ou à l'indisponibilité des collègues lorsque cela s'avère possible
- Suivre l'évolution de l'offre de formation et se former aux nouveaux outils et procédures (logiciels, modalités, etc.).
- Garantir l'affectation appropriée des salles pour chaque cours via l'outil en collaboration avec le référente ADE

PROFIL RECHERCHÉ :

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)
Rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques (ITRF)
Connaissances souhaitées :
- Aptitudes rédactionnelles
- Solides compétences en organisation et de gestion des priorités
- Capacité à rendre compte de manière claire et structurée
- Aisance dans le travail en équipe et en collaboration avec divers interlocuteurs, internes comme externes
- Rigueur dans le respect des délais et des échéances
- La maîtrise de l'anglais constitue un atout
- Rigueur, autonomie, esprit d'initiative et réactivité
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens de l'écoute développé
- Excellentes qualités relationnelles
Savoir-faire :
- Maitrise des logiciels bureautiques (office 365)
- La connaissance des outils métier suivants serait appréciée : Apogée, ADE, E-candidat, MonMaster