Secrétaire h/f

A propos de l'entreprise :

Une association qui rassemble et mobilise 2400 personnes accompagnées, 1400 salariés, plus de 100 partenaires et 60 ans d'existence.

Notre mission est d'accompagner des personnes en situation de handicap ou fragilisées. Leur permettre d'exprimer leurs choix pour vivre pleinement et révéler leurs potentiels.

Nous accompagnons des personnes souffrant de déficience intellectuelle ou cognitive, polyhandicap, autisme, infirmité motrice cérébrale ou handicap psychique. Des personnes en situation de précarité, de dépendance ou de fragilité sociale ou humaine.

A propos du poste :

Un aperçu de vos missions quotidiennes
Sous le pilotage de Pascale ASSON, assistante de direction, vous intégrez le Secrétariat de notre siège social, composé de 4 collaborateurs (avec vous). Vos missions seront :
Gestion administrative du parc automobile (environ 500 véhicules propriété de l'Association) :
? Vous enregistrez les entrées et sorties des véhicules (affectations, restitutions, renouvellement) en lien avec le comptable du siège ;
? Vous assurez le suivi des sinistres en lien avec les compagnies d'assurance et les établissements ;
? Vous gérer les cartes carburants (commande, restitution, modification) ;
? Vous participez à la rédaction de procédures relatives au parc automobile, à les tenir à jour et les diffuser ;
? Vous contrôlez et suivez la validité du permis de conduire des salariés du siège.
Suivi du parc immobilier et suivi notarial : en lien étroit avec l'assistante de direction,
? Vous contribuez au suivi administratif et notarial du patrimoine immobilier de l'Association : centralisation, mise à jour et archivage des documents ;
? Vous constituez les dossiers d'assurance dommages-ouvrages liés aux chantiers de travaux de construction/rénovation et les transmettez à l'assureur, puis en assurez le suivi administratif des pièces tout au long des chantiers ;
? Vous suivez les dossiers de cession (promesses de vente, actes notariés, échéanciers, pièces administratives) ;
? Vous contribuez à la sécurisation des procédures et au respect des délais règlementaires ;

Vie associative :
? Vous tenez à jour la base de données des adhérents de l'association (environ 350 adhérents) ;
? Vous gérez l'ensemble du processus des cotisations (appels à cotisations, encaissements, relances, édition des reçus fiscaux) ;
? Vous assurez la gestion des dons (enregistrement, suivi, remises en banque, édition des reçus fiscaux) ;
? Vous participez à la préparation et à l'envoi des convocations à l'assemblée générale annuelle.
Au-delà de vos missions principales, en lien étroit avec vos collègues, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, le secrétariat général (courriers, classement, bases de données) et le support administratif aux services et établissements.
Vous contribuez à la préparation des réunions et à l'organisation d'événements internes et externes.

Profil recherché :

Vous êtes le candidat idéal si ...
Vous avez en poche un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine administratif / juridique, par exemple Bac STMG, BTS gestion de la PME, BUT GEA, BTS Notariat, BUT carrières juridiques ...Vous avez une expérience avérée des environnements juridiques, notariaux ou immobiliersVous êtes un pro du pack office Adaptable, réactif et ultra organisé, vous saurez jongler avec nos priorités évolutives ! Vous êtes un As du suivi simultané de dossiers variés et à enjeuxVous êtes autonome dans la gestion de vos missions, tout en assurant un reporting efficace à votre responsableVous êtes force de proposition, aimez réinterroger les pratiques et les process pour les rendre plus efficientsVous êtes porté par le travail d'équipeVous êtes capable de travailler efficacement au sein d'un open spaceVous savez vous adapter à des interlocuteurs variés (services du siège, direction d'établissement, adhérents, bénévoles, personnes accompagnées, fournisseurs, partenaires ...)Au vu de vos missions, vous êtes reconnu pour votre fiabilité et votre sens de la confidentialité