Office manager (h/f)

Novocure est une société internationale d'oncologie qui développe une thérapie de traitement du cancer, appelée champs de traitement des tumeurs (TTFields), pour les patients atteints de tumeurs solides. La thérapie TTFields utilise une technologie exclusive visant à ralentir ou à inverser la progression de la tumeur. Le produit commercialisé par Novocure, Optune Gio, est approuvé pour le traitement des patients adultes atteints de glioblastome (GBM) aux États-Unis, en Europe et en Israël. Novocure a des essais cliniques en cours et étend ses efforts à plusieurs autres indications de tumeurs solides - cancer du poumon non à petites cellules, cancer du pancréas et autres types de cancers solides.

RESUME DU POSTE

Afin de soutenir son développement en France, Novocure recherche un(e) Office Manager expérimenté(e) et dynamique. Rattachée à la Head of RH France & Sud (Espagne & Italie), ce poste consiste à assurer le bon déroulement des opérations en assistant la General Manager France, le département RH et, plus généralement, l'équipe locale (au bureau et sur le terrain) dans le cadre de projets et de missions administratives et organisationnelles.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Gestion quotidienne des bureaux : gestion et commande des fournitures de bureau, gestion et commande des stocks de nourriture/boissons, organisation de petits événements
2. Réception : accueil physique et téléphonique en étant le premier point de contact, assistance technique, point de contact pour l'équipe chargée des installations du bâtiment et des installations globales, réservation de salles de réunion, courrier entrant et sortant
3. Point de contact principal des fournisseurs : service téléphonique et mobile, informatique, fournitures de bureau, taxis, installations, service postal, santé et sécurité, collecte des déchets
4. Assistance personnelle pour la General Manager : mises à jour Outlook, demandes de signature, gestion administrative, coordination et gestion des calendriers, réservation d'événements et de réunions externes
5. Assistance à la gestion administrative et à la coordination : point de contact, suivi des contrats, traitement des factures, archivage
6. Point de contact et administration pour les nouvelles recrues : inscription administrative interne et externe, badges, commandes d'équipements informatiques/téléphoniques (suivi de la gestion des cartes SIM et des appareils), commandes de cartes de visite
7. Commande de tickets-restaurant : responsable du processus et de la conformité en partenariat avec le service des ressources humaines
8. Conception de procédures administratives garantissant la conformité avec les directives du groupe et la législation locale
9. Conduite et réalisation indépendantes des projets assignés
10. Coordination des places de parking et personne de contact conformément à la politique locale
11. Soutien à l'organisation d'événements pour le personnel
12. Coordination locale de l'administration et de la coordination des véhicules de Novocure Fleet en partenariat avec l'équipe EMEA et Global Fleet
13. Mise à jour de la politique automobile conformément aux directives mondiales, aux règles et réglementations locales
14. Collecte et mise à jour des données relatives aux conducteurs et aux véhicules afin de garantir l'exactitude des rapports
15. Proposition de nouvelles politiques et procédures lorsque des sujets sont identifiés dans le domaine de responsabilité

Bien que cette liste de missions soit représentative des principales responsabilités du poste, elle n'est pas exhaustive et peut être sujette à des ajustements en fonction des besoins et de l’évolution du poste.

PROFIL RECHERCHE

Qualifications :

16. Solide expérience en tant qu’Office Manager, coordinateur administratif, assistant de direction ou assistant d'équipe dans des environnements de services de haute qualité
17. Expérience dans un environnement international et complexe, une expérience préalable dans l'industrie pharmaceutique est un atout

Connaissances :

18. Communication claire, fluide et articulée en français et en anglais (à l'oral et à l'écrit)
19. Excellente maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
20. Capacité à traiter les informations confidentielles avec discrétion
21. Capacité à planifier, prioriser et suivre des projets transverses.
22. Capacité à mettre en place et à optimiser des processus internes.
23. Sens du service, diplomatie et aisance relationnelle
24. Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (direction, salariés, prestataires, …).
25. Clés de la réussite dans ce poste : excellente organisation associée à la capacité d'ajuster la charge de travail et les priorités pour respecter les délais, ainsi qu’une attitude positive

Type de contrat : CDI

Lieu de travail : Ce poste est proposé en mode hybride, avec une présence au siège de Boulogne-Billancourt à raison de trois jours par semaine minimum. Ce poste comprend également des déplacements professionnels ponctuels.

Novocure s'engage à favoriser un lieu de travail diversifié et inclusif. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et nous encourageons toutes les personnes qualifiées, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'identité de genre, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'âge, à déposer leur candidature.