Vos missions en quelques mots Accueillir, renseigner et orienter le public auprès des différents services. Traiter les demandes d’administrés en matière d’état civil. Gérer les signalements divers et les signalements des administrés. • Assurer l’accueil physique et téléphonique du public : - Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité et valorisant l’image de la structure ; - Renseigner le public sur le fonctionnement et l’organisation de la structure, orienter vers les bons interlocuteurs ; - Recevoir, filtrer et transmettre les signalements ; prioriser selon le degré d'urgence. • Gérer le courrier/courriels entrant et sortant : - Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier arrivé ; - Affranchir et préparer le courrier départ ; - Gérer les demandes de rendez-vous. • Renseigner les demandes en matière d’état civil et d’élection et délivrer les actes : - Renseigner le public sur les démarches liées à l’état civil et aux affaires électorales : pièces à fournir, délais ; - Instruire les demandes d’actes d’état civil : vérifier la conformité et l’authenticité des pièces fournies par les usagers ; - Délivrer les copies d’actes d’état civil ou extraits d’actes, légalisation de signatures. • Afficher et diffuser l'information : - Mettre à disposition du public les documentations diverses ; - Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation. * Positionnement hiérarchique : Maire – Directrice Générale des Services ; * Relations fonctionnelles : En interne : Relations quotidiennes avec les agents de la commune, la DGS. Contact ponctuel avec les élus ; En externe : Contact direct et permanent avec le public. Contact quotidien avec les partenaires institutionnels et organismes publics (collectivités, syndicats, associations…). Profil recherché Compétences requises : - Connaître les techniques de rédaction administrative ; - Maîtrise des outils informatiques ; - Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire) ; - Savoir gérer les situations relationnelles difficiles. Qualités requises : - Amabilité, écoute, diplomatie, patience ; - Discrétion professionnelle, réserve ; - Réactivité, polyvalence. Diplôme / formation : CAP/BEP, bac ou brevet. Conditions d’accès : Recrutement direct sans concours, concours d’adjoint administratif.
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