MISSION GÉNÉRALE
Assurer le traitement et le suivi administratif des commandes clients (tarifs et facturation), la préparation des expéditions et l'organisation logistique permettant d'effectuer la livraison des produits dans les meilleures conditions de service.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Maîtriser la politique tarifaire de l'entreprise et ses produits.
- Saisie des factures sous format papier ou dématérialisé (EDI) selon les tarifs en vigueur et/ou conditions spécifiques des clients (accords et procédures commerciales).
- Vérifier et analyser : libellés des factures, tarifs, nombre de colis, désignation produits, historiques commandes clients, comparaison au stock disponible, efficience des chauffeurs-livreurs, etc.
- Élaborer et suivre un planning d'expédition, un dossier d'ordonnancement en anticipant les besoins.
- Transmettre les informations nécessaires, organiser et faciliter le travail des chauffeurs-livreurs (documents, frais, consignes spécifiques, frais .) et magasiniers (bon de préparation/chargement.).
- Préparer et organiser les expéditions : confirmation aux transporteurs, bons d'expédition papier ou avis dématérialisés (DESADV), documents spécifiques réglementaires ou contractuels.
- Enregistrer et saisir les informations permettant d'assurer une bonne traçabilité des commandes et produits expédiés : édition des étiquettes d'information sur palettes et emballages (étiquettes EAN, désignations, quantités.).
- Optimiser le chargement des camions et la gestion des tournées (qualité et délais respectés, budget transport maîtrisé).
- Analyser et communiquer à la direction les indicateurs d'activité et proposer des améliorations sur son périmètre de responsabilité (suivi de tournées de livraison, erreurs de livraison, respect des délais, gestion des aléas, imprévus .).
Relations internes et externes
- Interface logistique avec les clients et transporteurs.
- Traitement des réclamations clients ou litiges transporteurs.
- Chauffeurs-livreurs et les magasiniers sur le périmètre logistique.
- Commerciaux pour la partie commandes/facturation.
- Visiteurs : accueil physique et téléphonique en cas d'indisponibilité ou absence.
> MISSIONS ANNEXES
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, messages électroniques (réception, réponse, transmission).
- Assister le responsable des approvisionnements ou ADV dans le suivi et la mise à jour de la base de données produits (données commerciales et techniques).
- Assister le service comptabilité : tâches de classement, de saisie ou contrôle de données chiffrées.
- Mise à jour et suivi des fichiers clients/prospects.
- Contribuer à la sélection et à l'évaluation des transporteurs.
- Manutention légère lors des opérations de préparation de salle, événements, opération d'archivages, classement de dossiers, rangements de fournitures diverses, résidus de travail (matériel, papiers, .).
COMPÉTENCES, QUALIFICATIONS ET APTITUDES
> Savoir-faire techniques et relationnels. Bonne maîtrise :
- Des outils bureautiques et logiciels (Word, Excel, Powerpoint, internet, messagerie électronique).
- Solution d'optimisation de tournées CHR (PTV Smartour)
- Univers du transport : langage, codes, méthodes, procédures, normes et les réglementations en vigueur.
> Capacité à :
- S'organiser efficacement, à gérer simultanément plusieurs activités, à hiérarchiser les urgences.
- Être réactif et disponible - Autonomie - Sens aigu de l'initiative.
- Assimiler rapidement les spécificités et exigences des clients et structures membres partenaires de l'entreprise afin de répondre et traiter efficacement et rigoureusement les demandes.
- Créer une relation de confiance avec des interlocuteurs variés en interne ainsi qu'en externe avec des fournisseurs ou clients.
- Analyser et résoudre des situations imprévues et variées.
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