Gestionnaire administratif et financier h/f

Gestionnaire administratif et financier H/F, Digne-les-Bains

Contexte du recrutement et définition de poste

La ville de Nice a engagé, dès, un projet de reconversion des 18 m2 de ses anciens abattoirs en un pôle de cultures contemporaines, contribuant au rayonnement culturel de la cité.

Les anciens abattoirs de Nice ont été le témoignage d'une architecture industrielle singulière, mobilisant les technologies les plus avant-gardistes dans leur conception comme dans leur fonctionnement. Avec le pôle cultures contemporaines du, ce lieu de mémoire sociale toujours vive est projeté dans une nouvelle existence comme tiers-lieu pluridisciplinaire, un lieu à nul autre pareil au carrefour de toutes les créations artistiques, lieu de toutes les rencontres, de transmission, d’inclusion et d’éducation aux valeurs artistiques.

Ce projet artistique et culturel structurant regroupe dans un même lieu:

* le Forum d'Urbanisme et des associations.
* des compagnies et artistes.

Les programmations du sont tournées vers plusieurs typologies de problématiques culturelles, artistiques et sociétales de notre époque: arts plastiques, spectacle vivant, musiques, …

Au sein de la Direction de la Création Artistique, de la DGA Culture et Patrimoine, en qualité de Gestionnaire administratif et financier, vous organiserez et réaliserez des tâches de secrétariat.

Vous assurerez la saisie, le traitement, la diffusion et le classement de documents à l’aide de techniques bureautiques.

Vous apporterez assistance administrative et comptable.

Vous assurerez la gestion des ressources humaines

Vous assurerez la gestion des marchés publics.

Accueil physique et téléphonique:

* Traitement de doléances sur la boîte générique et la ligne téléphonique du .
* Accueil téléphonique et enregistrement informatique des caractéristiques générales des demandes.
* Prise de messages et délivrance de renseignements.
* Mise à jour d’un tableau récapitulant les interventions réalisées.
* Enregistrement des informations et tenue du planning des manifestations du site ( et structures résidentes).

Gestion administrative et secrétariat:

* Suivi administratif de ces documents (mise en parapheur, suivi du circuit signature, transmission des renseignements administratifs au service comptabilité).
* Préparation des éléments du rapport d’activités du service.
* Tenue du planning des manifestations.
* Préparation des comptes-rendus de réunions.
* Prises de rendez-vous et organisation de réunions de coordination (réservation de salles, envoi des convocations, d’ordre du jour...).
* Classement des documents, préparation des boîtes d’archives.
* Rédaction de courriers/emails.
* Tenue et mise à jour des fichiers professionnels.
* Gestion de la boite mail du .

Gestion des ateliers d’artistes et des mises à disposition :

* Gestion et suivi des ateliers d’artistes (tableau de bord, suivi des demandes…).
* Arrêtés de mises à disposition.
* Rédaction et collecte des documents administratifs (contrats, conventions…) nécessaires à la réalisation des actions culturelles et programmations liées à l’activité du service.

Gestion comptable et financière:

* Gestion et suivi du budget.
* Traitement des pièces comptables (demande de devis, établissement de bons de commandes, établissement des décisions administratives pour la prise en charge de repas, transport et hébergement des intervenants extérieurs, vérification des factures, établissement des pré-mandats et des pré-titres) relatives aux dépenses et recettes des budgets en fonctionnement et investissement.

Gestion des marchés publics:

* Saisie des fiches projet dans amelio.
* Elaboration des marchés.

Gestion des Ressources Humaines:

* Suivi des formations et visites médicales pour l’ensemble du service.
* Gestion des tickets restaurant pour l’ensemble du service.
* Envoi des heures supplémentaires aux services rémunérations.

Conditions de travail :

* Cycle de 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite).
* Travail de bureau.
* Utilisation d’outils bureautiques, de téléphonie et de reprographie.
* 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
* Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
* Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
* Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
* Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
* Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
* Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Expérience : expérience souhaitée sur poste similaire.

Domaine de diplôme :

* BTS Comptabilité.
* BTS Secrétariat.

Compétences :

* Maîtriser l’utilisation d’un logiciel de traitement de texte.
* Maîtriser l’utilisation d’un logiciel de tableur.
* Posséder des connaissances élémentaires en comptabilité publique.
* Connaître les techniques et procédures d’élaboration et de suivi budgétaire.
* Se conformer à des procédures de contrôle rigoureuses et minutieuses.
* Connaître et appliquer les conventions de présentation des documents et la charte graphique.
* Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande/un dossier.
* Assurer la diffusion de l’information au sein de son service.
* Connaître les procédures administratives associées à la fonction.
* Respecter la confidentialité de certaines informations traitées.
* Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service.
* Connaissances élémentaires en comptabilité publique.

Qualités :

* Organisation et méthode.
* Rigueur et probité.
* Accueillir et informer le public avec amabilité et courtoisie.
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