Assitante de direction

Agenda

Veiller à l’optimisation et la bonne gestion du calendrier des Directeurs de la Direction Sécurité et Protection des Données (DSPD) et de la Direction du Contrôle Interne et des Risques Opérationnels (DCIRO).

Gérer les demandes des équipes relatives à l’organisation des comités, réunions transverses AXA France et avec le Groupe, et les rendez-vous avec des interlocuteurs externes.

Gérer l’organisation des voyages professionnels sur sollicitation des collaborateurs via l’outil my travel AXA.


Animation de l’équipe

Les assistantes du Secrétariat Général sont affectées à des directeurs mais fonctionnent en pool pour pouvoir notamment : assurer la présence sur site d’au moins une assistante du lundi au vendredi.

Assurer le back‑up des unes et des autres en cas de congés ou d’absence.

Mutualiser les tâches communes (notamment, commande de fournitures, organisation des évènements du Secrétariat Général).

Participer à la vie d’équipe des Directions de son périmètre : être force de proposition dans les activités et l’organisation des plénières, prendre en charge le volet logistique des événements.

Contribuer à l’organisation logistique, à la préparation et à l’animation sur place des évènements du Secrétariat Général : plénières SG, CODIR, Codir élargi, petits déjeuners, 'after work', actions AXA Atout Cœur, etc…

Gérer les besoins logistiques des équipes (IT, locaux, maintien du stock de fournitures…)

Assurer une bonne coordination avec les autres assistant(e)s de direction.


Facturation

Gestion des voyages professionnels : veiller au timing du booking.


Gestion administrative

Assurer la gestion des entrées sorties de collaborateurs (internes et prestataires) des directions de son périmètre.

Tenir à jour le ROI pour les collaborateurs internes, créer les prestataires dans le ROI et tenir à jour les informations les concernant notamment la date de fin de mission en lien avec les managers concernés.

Réaliser les demandes d’implantation et de casier via l’outil Archibus.

Gérer les habilitations des nouveaux arrivants en lien avec le service de gestion des habilitations de la DT2, et répondre à leurs sollicitations lors des campagnes de re‑certification annuelles.

Contribuer à l’actualisation régulière du booklet de la direction du SG pour les Directions de son périmètre, selon les différents mouvements avec l’appui des autres assistantes de direction ou autres référents des Directions en lien avec Graphic Place.


Compétences métier

* Rigueur organisationnelle
* Priorisation des tâches
* Qualités rédactionnelles
* Maitrise des outils de travail collaboratif Microsoft365


Compétences relationnelles

* Souplesse et flexibilité
* Sens du travail en équipe
* Capacité de collaboration avec les autres assistantes, et avec l’équipe Transformation, Performance et Engagement
* Être orienté solution / résultat
* Être capable de synthétiser un grand nombre d’informations complexes
* Capacité à mener plusieurs problèmes en parallèle et à organiser ses priorités
* Capacité à communiquer par écrit de façon claire, structurée et synthétique
* Votre capacité d'écoute et aisance relationnelle avec vos interlocuteurs quel que soit leurs niveaux sont de véritables atouts.


Compétences Linguistiques

Anglais intermédiaire (interactions avec le Groupe et des interlocuteurs étrangers dan sle cadre de la gestion ds agendas)

#J-18808-Ljbffr