Assistant administratif et commercial

ASSISTANT ADMINISTRATIF et COMMERCIAL(F/H) - Rattaché(e) directement à la dirigeante, il/elle aura comme objectif de l'assister sur tous les sujets administratifs, RH, Relations clients, Services Généraux et Qualité Projets, afin de faciliter la réalisation de ses missions, ainsi que celles des chefs de projets. Les missions (non limitatives) seront les suivantes : Gestion administrative Gérer les appels téléphoniques, les courriers et les e-mails (réponses ou redirection en fonction des sujets). Assister la Directrice dans l'organisation de son agenda, de ses réunions. Gérer la logistique des déplacements de la directrice et de l'équipe : achat de billets de train, réservation d'hôtel, Coordonner les informations entre les clients, les fournisseurs, la Direction et l'équipe Rédiger des courriers et des comptes-rendus Numériser, classer et archiver des documents Réaliser des tableaux de bord sur le suivi de l'activité de l'entreprise Assistanat commercial Gérer les contrats de prestations (pré-remplir et faire signer les contrats avec les sous-traitants) Réceptionner les bons de commandes des clients Etablir la facturation client Suivre les impayés et relancer les clients (avec l'aide de l'équipe) Gestion des Services généraux Etre l'interlocuteur(trice) auprès des Banques et des Assurances Contrôler et suivre les frais et dépenses générales Gérer le stock de consommables, négocier les prix et effectuer les commandes Gérer la relation avec les prestations de téléphonie, de copieurs et d'informatique S'assurer du bon état des véhicules de service : entretien, contrôle technique, assurances Commander les Equipements de Protection Individuelle (EPI) et en faire le suivi Gestion RH Vérifier les notes de frais et procéder au paiement Mettre à jour le registre du personnel Suivre les absences et congés des salariés Suivre les visites médicales des salariés Envoyer tous les éléments variables (congés, absences, primes, ) à la comptable pour la préparation des paies Assistanat Qualité Projets Mettre en forme des documents liés aux projets de la société Vérifier les documents pour le maintien de la certification Qualiopi Mettre à jour la base documentaire Mettre en place et suivre les indicateurs de l'activité (CA, nb d'interventions, retour clients)