Par roulement au sein de l'équipe, le titulaire du poste prend notamment en charge les missions suivantes :
Gestion du courrier « arrivée » :
Prise en charge du traitement du courrier « arrivée ».
Préparation, numérisation et vidéocodage de celui-ci et des autres documents numérisés après traitement par les services opérationnels sous forme papier.
Recherche d'originaux numérisés à la demande.
Production & éditions des documents clients : courriers, attestation, affiches.
Courrier départ : mise sous pli, traitement des recommandés et des colis, affranchissement.
Ronde journalière des locaux pour veiller au bon état, préparations de salles de réunion...
Suivi et résolution des problèmes techniques & interventions diverses : copieur, papier reprographie, fuite, fontaines à eau, climatisation...
Gestion des livraisons Services Généraux.
Gestion de l'archivage extérieur : enlèvements, consultations et réintégrations.
Gestion des demandes de fournitures de bureau.
Assistance du Responsable des Services Généraux sur les dossiers en cours (facturation, support administratif, gestion de commandes, flotte automobile ...).
Réalisation de travaux de maintenance de niveau 1.
GED :
Suivre le fonctionnement et l'évolution de la GED
Reporter au manager les éléments nécessaires à la prise de décisions
Communiquer conjointement avec le manager l'avancée et les évolutions de la GED à l'équipe Service Généraux
Mettre à jour, avec l'aide du manager, toute procédure en lien avec l'évolution de la GED
Permanence à l'accueil téléphonique et remplacement en cas de besoin.
En l'absence du responsable des services généraux assurer avec l'équipe le back-up des tâches prioritaires du service.
D'une façon générale, contribuer au renfort de l'équipe et à la mise à disposition des moyens logistiques nécessaires au bon fonctionnement des Directions.
Exigences requises :
Expérience professionnelle d'au moins 5 années sur des postes similaires.
Compétences recherchées :
Classement et archivage de documents
Petite manutention
Organisation et respect des délais
Gestion d'une flotte automobiles
Aisance informatique
Connaissance en sécurité bâtiment (incendie, intrusion etc.)
Savoir-être :
Adaptabilité face aux imprévus
Réactivité
Polyvalence et méthodologie
Bon relationnel et sens du service
Efficacité
Ponctualité
Prise d'initiative
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