Assistante du secrétaire de mairie (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Débutant Rémunération indicative selon le grade, Rifssep, participation à la prévoyance, CNAS Descriptif de l'emploi Assurer les services à la population
- assurer la MAJ des listes électorales
- gérer le recensement des jeunes et de la population
- assister et renseigner les usagers
- traiter les dossiers d'état civil, établir les actes et les délivrer et tenir les registres
- établir les différents arrêtés relatifs au fonctionnement de la collectivité
- gestion du cimetière
- établissement des diverses attestations
-gestion des locations de salles
- traiter les inscriptions scolaires

Pré instruire les dossiers d'urbanisme
- accueillir, conseiller, assister les pétitionnaires
- réceptionner, enregistrer et transmettre au service instructeur pour décision
- transmettre les décisions aux intéressés et en assurer l'affichage réglementaire
- traitement des demandes de DICT/DT, alignements, bornages et arrêtés de voirie
- consultation des services (Enedis, ABF, SDIS, DDTM) + transmission au contrôle de légalité
Participer à la préparation des documents budgétaires et comptables
- assister à l'exécution du budget (titres, mandats...)
- effectuer la facturation des prestations (loyers, eau et assainissement, cantine/garderie, concessions de cimetière, réservations des salles)

Autres activités :
- annonces presse
- participation au bulletin municipal
- gestion des clefs des bâtiments communaux
- commande de fournitures
- traitement des doléances des usagers
- veille juridique

Suppléer la secrétaire de mairie en son absence

Gérer l'agence postale

Services postaux
- gérer l'affranchissement, les dépôts de recommandés
- vendre les timbres-poste
- présentation des nouvelles offres

Services Financiers
- effectuer les retraits et les versements sur compte courant postal, sur postépargne ou livret d'épargne
- enregistrer et encaisser les suivis d'adresses

Gérer les stocks de fourniture
- tenir à jour les entrées et sorties de stocks
- demander le réapprovisionnement auprès du bureau de Rosporden
- réaliser les inventaires mensuels

Assurer la gestion de la caisse
- recenser les entrées et sorties de caisse
- contrôler et vérifier les soldes
- transmettre les données au bureau
- demander le réapprovisionnement d'espèce auprès du bureau

Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public Missions / conditions d'exercice Logiciels : Ségilog, Word, Excel, Internet

Caractéristiques particulières : Mobilisation lors des scrutins en l'absence du secrétaire de mairie, binôme des congés avec le secrétaire de mairie Profils recherchés Connaissances : Techniques d'accueil, services de la poste (courriers, financiers), notions de vente de service, règles budgétaires et comptables de la FPT, statut de FPT, Urbanisme, Etat Civil, Environnement institutionnel et fonctionnement de la FPT.

Expériences, savoir faire : Accueillir un public diversifié, informer et proposer des services, respecter la confidentialité des informations, se tenir informé de l'évolution réglementaire et législative, conseiller, s'adapter, organiser, gérer les priorités, rédiger, communiquer

Savoir être : Disponible, à l'écoute, autonome, polyvalent, sens relationnel, adaptable, réactif, rigoureux, diplomatie