Description entreprise :
L'Ecole normale superieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 etudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des etablissements francais en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matiere de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-economique de diplomes rompus a la complexite, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la societe et des enjeux contemporains qu'elle veut eclairer. L'Ecole normale superieure de Lyon est implantee sur 112 829 m2 repartis sur 2 sites tres proches l'un de l'autre : Rene Descartes (siege) et Jacques Monod. Elle dispose ; d'une bibliotheque Diderot de Lyon (1,2 million de volumes disponibles sur le site Rene Descartes) proposant des collections en SHS (site Descartes), en sciences exactes et experimentales (site Monod) et en education (site Descartes). d'un theatre : la salle Kantor ; d'un studio de cinema : la salle Jean-Claude Carriere ; de deux salles de musique ; de deux gymnases de deux restaurants : un sur le site Descartes et un sur le site Monod. Son budget annuel est d'environ 150 M EUR. L'ENS de Lyon est une ecole dynamique, ou la qualite de vie et des conditions de travail, le developpement durable et l'egalite professionnelle representent des dimensions centrales.
Description du poste :
Description du service ENS Editions publie des ouvrages de toute origine, de chercheurs francais ou etrangers, en harmonie avec les questionnements des centres de recherche de l'ensemble de l'Ecole. A travers 14 collections et 15 revues, de nombreux domaines ou disciplines sont valorises. La politique editoriale d'ENS Editions construit un vaste projet pour la diffusion des sciences humaines et sociales en soutenant un acces ouvert aux publications scientifiques. Composition : 13 agents Relation hierarchique Sous l'autorite hierarchique du responsable des editionsSous la direction du/de la responsable d'ENS Editions, coordonner et/ou realiser de maniere autonome les activites de gestion administrative et financiere du service Activites principales Assurer la coordination et/ou la realisation des activites administratives et de gestion du service : Gestion de la boite mail generique des editions ; Transmission des informations pratiques sur les procedures administratives et/ou financieres ; Reponse aux demandes d'informations des autres services et de l'exterieur ; Preparation des ordres de mission ; Reservation des salles, planification et organisation des reunions, releve dedecisions ; Mise a jour et transmission de l'inventaire physique ; Suivi des cotisations ; Envoi des attestations de publication aux auteurs ; Suivi des expertises et du secretariat scientifique ; Suivi des demandes de stages, et des candidatures le cas echeant. Assurer la gestion des activites financieres et le suivi des depenses et des recettes : Suivi des engagements budgetaires dans les outils dedies ; Controle du service fait ; Saisie, verification et suivi des operations de facturation ; Application des regles et procedures financieres en vigueur (code des marches publics, reglementations internes, etc.) ; Appui a l'elaboration et au suivi de l'execution budgetaire (previsions, ventilation des credits, suivi des consommations) ; Gestion des relances fournisseurs ou prestataires en lien avec les services comptables ; Participation a l'elaboration du processus de dialogue budgetaire ; Preparation du budget du service, suivi de sa mise en place et son execution. Produire des bilans et des statistiques et rendre compte a l'aide de tableaux de bord : Suivi mensuel des depenses et des recettes ; Bilan financier des collections (couts et revenus) ; Bilan financier des revues (couts et revenus) ; Structuration des revenus pour les ouvrages et les revues ; Tableau annuel des recettes et des depenses. Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en verifiant la conformite reglementaire, en particulier des conventions et des dossiers d'aide a la publication, Assurer le suivi des contrats de collaboration commerciale, de diffusion et distribution, Reglement des droits d'auteur et suivi des contrats d'edition, Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour ameliorer le fonctionnement du service, Alimenter, mettre a jour la base de donnees relatives a la gestion (ERP).
Profil recherché :
Competences operationnelles requises : * Connaissance generale des techniques de secretariat et/ou de gestion administrative,* Maitrise des outils bureautiques et applicatifs financiers (Excel, GFC, Chorus, etc.) ainsi que des logiciels specifiques a l'activite,* Bonne connaissance des regles de gestion publique,* Esprit d'analyse, autonomie et capacite a rendre compte,* Capacite a mettre en oeuvre des procedures et des regles, ainsi qu'une demarche qualite,* Sens de l'organisation et capacite a gerer son activite dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,* Disposer de competences redactionnelles, de capacites d'analyse et de synthese Competences comportementales * Rigueur et methode, reactivite, sens des responsabilites, et grande discretion,* Excellente aptitude a communiquer et a travailler en equipe
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