Bouygues Travaux Publics Régions France intervient en développement, conception, construction et rénovation dans les domaines des infrastructures, de la voirie et des réseaux, des ouvrages d'art et des aménagements urbains.
Dans le cadre d'un contrat CDD, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) Travaux Publics pour rejoindre notre Direction Travaux. Le poste est rattaché à notre agence d'Aix-en-Provence, avec des interventions sur la région Côte d'Azur.
Vos missions
Rattaché(e) à votre responsable hiérarchique, vous assurerez les missions suivantes :
- Organisation des déplacements : gestion et optimisation des déplacements des équipes travaux : réservations de transports et d'hébergements, création et suivi des ordres de mission, traitement des notes de frais, mise à jour des plannings de présence sur site.
- Gestion des procédures d'accès aux chantiers : préparation et suivi des demandes d'accès, collecte et mise à jour des documents requis (habilitations, formations, pièces d'identité), relances auprès des intervenants.
- Soutien administratif aux équipes travaux appui global : mise en forme de documents, comptes rendus, tableaux de suivi, classement et archivage ; participation à la constitution et à la mise à jour des dossiers de chantier.
- Rédaction des commandes de prestations et contrats de sous-traitance, suivi des validations et signatures, gestion des déclarations de sous-traitance et transmission aux clients.
- Gestion des courriers et échanges : réception, enregistrement et diffusion des courriers et mails liés aux chantiers ; interface administrative avec les interlocuteurs internes et externes.
- Garantie des procédures internes : application des procédures administratives de l'entreprise, contribution à la fiabilisation des outils de suivi (fichiers partagés, tableaux de bord) et au respect des règles internes.
Profil recherché
- Expérience confirmée dans le secrétariat ou l'assistanat administratif au sein du secteur des Travaux Publics.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs).
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.
- Aisance relationnelle et goût du travail en équipe.
- Une expérience en secrétariat Commercial des Travaux Publics serait un plus (gestion des remises aux appels d'offres)
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