Responsable du service courrier (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Placé sous l'autorité du directeur de pôle moyens généraux, en qualité de Responsable du service Courrier, vous organisez et pilotez la gestion du courrier mutualisé de la Ville de Montauban et du Grand Montauban Communauté d'Agglomération. A ce titre, vous encadrez et coordonnez les missions des 3 agents du service. Missions / conditions d'exercice MISSIONS :

Pilotage du service courrier :

* Décliner les orientations stratégiques en objectifs opérationnels ;
* Superviser et coordonner les missions des agents ;
* Concevoir et mettre en place des procédures ;
* Élaborer le planning de travail du service ;
* Garantir la qualité des données et organiser les transmissions des informations ;
* Anticiper et organiser l'évolution des missions du service ;
* Réaliser les entretiens professionnels des agents ;
* Assurer une veille juridique et commerciale ;
* Élaborer et piloter la gestion budgétaire et comptable du service ;
* Mettre en place les procédures du service et veiller à leur application.

Pilotage et suivi du projet de dématérialisation du courrier :

* Coordonner et suivre le projet de dématérialisation du courrier ;
* Coordonner les différents intervenants ;
* Évaluer et présenter les impacts majeurs sur l'organisation ;
* Analyser et suivre les nouvelles demandes de paramétrage ;
* Suivre les évolutions du logiciel ;
* Assurer le paramétrage fonctionnel du logiciel.

Assurer la gestion administrative et financière du service :

* Assurer le suivi des dépenses du service ;
* Préparer et suivre le budget du service ;
* Gestion de la régie du service.

Assurer la gestion du courrier :

* Traitement des mails ;
* Trier et scanner les courriers sur le logiciel ;
* Assurer l'accueil physique et téléphonique ;

* Recherche de courriers multiples et variés à la demande des Services, administrés et Cabinet ;
* Suivi retours de chemises vu par le DGS et CABINET ;
* Diffuser dans les différents services ;

* Réception des colis ;
* Viser les factures sur le logiciel Cyril ;
* Projet dématérialisation du courrier sortant et optimisation parapheur et à terme ;
* Dématérialisation des parapheurs. Profils recherchés COMPÉTENCES :

Savoir :
* Maîtrise des techniques de management individuel, d'équipe et de projet ;
* Très bonnes connaissances du fonctionnement des Collectivités Territoriales ;
* Maîtriser les caractéristiques techniques de l'outillage nécessaire à la gestion du courrier ;
* Respecter les procédures postales ;
* Connaitre l'organigramme de la collectivité.

Savoir-faire :
* Encadrer, animer et coordonner une équipe ;
* Affranchir et numériser le courrier ;
* Préparer des navettes et des tournées de livraison ;
* Optimiser les déplacements ;
* Aisance rédactionnelle ;
* Rigueur dans le suivi des procédures.

Savoir-être :
* Rigueur, méthode, discrétion, ponctualité et assiduité ;
* Esprit d'analyse ;
* Adaptabilité, réactivité et polyvalence sur les missions de l'unité technique ;
* Qualité relationnelle : capacité à travailler en équipe et de manière transversale.