Assistant administratif de la direction des études

Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)

La DEVEC (Direction Des Études, De La Vie Étudiante Et Des Carrières) Est Une Structure Centrale De L'ENS-PSL Qui Accompagne Ses Étudiants, De Leur Entrée à L'école Jusqu'à La Fin De Leur Scolarité, En Coordonnant Trois Pôles Complémentaires

Direction des études
Direction de la vie étudiante
Direction des carrières

Le présent poste est affecté à la direction des études, dont la mission se concentre principalement sur le volet académique du parcours étudiant à l'école.

La direction des études cherche un·e assistant·e administratif·ve pour assurer un appui opérationnel au responsable administratif dans l'exercice des missions de service public de l'école.

MISSION PRINCIPALE

Assister le responsable administratif dans la coordination et la mise en œuvre des activités administratives, de communication, logistiques, de suivi d'appels, et de gestion financière liées aux projets et événements de la direction des études.

ACTIVITES PRINCIPALES

Tâches administratives

Assurer, en lien avec l'assistant.e vie étudiante et carrières, l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la DEVEC
Réceptionner, classer et transmettre les demandes reçues (email, courrier, etc.)
Gérer les agendas de la direction des études et sécuriser les échéances
Assurer le suivi des circuits de signature

Documentation et communication

Participer à la communication et la diffusion de l'information par email
Publier et mettre à jour les pages intranet et ou web de la DEVEC (documentation interne et externe)
Prendre des notes de réunion et contribuer à la rédaction des comptes-rendus

Tâches logistiques

Planifier et assurer le volet opérationnel des événements (suivi des participants, restauration, réservation, installation et équipement des salles, etc.)
Coordination des grands dossiers de la direction des études (candidatures étudiantes aux divers appels, projets étudiants)
Lancer les appels et réceptionner les demandes
Organiser, alimenter, mettre à jour les tableaux de bord des appels
Suivre les dossiers, sécuriser les échéances

Assistance aux tâches de gestion financière

Traiter certaines commandes, du devis au paiement des factures, dans le logiciel de comptabilité de l'ENS-PSL
Assurer le paiement des vacations
Respecter les impératifs liés au budget annuel

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : étudiants, enseignants, responsables de formation, services administratifs de l'école

Externes : PSL, établissements partenaires