Groupe RIFSEEP : 1
Agent chargé d’accueil et d’information = USA002A
Vos activités principales
En journée: accueil et renseignement téléphonique depuis le centre d’appels
Accueillir, orienter les usagers de la préfecture et des sous-préfectures.
Renseigner les usagers en s’appuyant sur les ressources disponibles (site internet de l’État, base de connaissance, accès aux applications)
Donner des RDV aux usagers en difficulté avec la procédure de prise de RDV par internet
se tenir informer de l’organisation des services de l’état et s’informer de l’actualité locale
Dans le cadre de la démarche qualité engagée par la préfecture, l'agent assure ses missions dans le cadre des fiches de procédure et des engagements du référentiel Quali-ATE, en matière d'accueil téléphonique.
En heures non ouvrées (nuit, week-end, jour férié dans le cadre de la permanence régionale mutualisée):
traiter les appels pour permettre la continuité des liaisons gouvernementales
Mettre en contact les personnels d’astreinte et les services de l’État en suivant les fiches de procédures
Traiter le trafic fax.
Traiter les messages «RESCOM» (messagerie de commandement du Ministère de l’Intérieur).
Faire remonter tout dysfonctionnement constaté
Missions annexes:
Gérer les retours d’alarmes incendie (contact de l’agent d’astreinte pour procéder à la levée de doute)
Gérer l’ouverture à distance des portails et portillons d’accès aux sites de Quimper et Brest, par le biais des interphones (en s’appuyant sur les images de videoprotection)
Participer à l’entretien de la pièce de vie du pôle accueil téléphonique (dortoir, cuisine, salle de bain) selon l’organisation définie.
Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3
directions départementales interministérielles (DDTM, DDPP, DDETS).
Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service finances, le service
immobilier et logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.
Activités du service
Accueil physique des usagers ( Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS Quimper, DDETS Brest)
Points d’accueil numériques (préfecture)
Accueil téléphonique ( centre d’appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
Gestion du courrier: tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
Gestion des courriels: boite fonctionnelle de la préfecture, de la DDTM, de la DDPP, maarch
Gestion des archives
Composition et effectifs du service
Le service des relations avec les usagers est composé d’une cheffe de service, 1 adjointe et cheffe de pôle, 1 chef de pôle et 23 agents.
Liaisons hiérarchiques
le chef de pôle «accueil téléphonique»
La cheffe du service des relations avec les usagers (ou l’adjointe en son absence), la directrice et le directeur adjoint du SGCD
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