Chargé de gestion administrative petite enfance h/f

Rattaché(e) à la directrice de la Petite Enfance, vous devrez :

Assurer la gestion de l'ensemble des dossiers administratifs liés à l'activité petite enfance.
Détails des activités :

1. Gérer le suivi des impayés
2. Rédiger le bilan d'activité des accueils occasionnel en lien avec l'agent chargé d'accueil
3. Centraliser l'ensemble des données d'activités nécessaires aux déclarations et au suivi de l'activité
4. Tenir à jour, les différents tableaux de bords (analyse du taux de fréquentation, l’activité du service, indicateurs du service)
5. Réaliser les statistiques (trimestrielles, semestrielles et annuelles) pour la réalisation des bilans d’activité, et les déclarations CAF
6. Centraliser les informations auprès de l'ensemble des équipes de directions sur diverses thématiques (demandes de travaux, gestion des commandes)
7. Préparer l'ensemble des fiches congés pour les familles de l'ensemble des crèches et tout autre document à destination des crèches
8. Rédiger les décisions sur le logiciel métier
9. Aider à la rédaction des comptes rendus des diverses réunions en lien avec l'équipe de direction de la Petite Enfance
10. Rédiger les différents courriers de la direction Petite Enfance
11. Anticiper un classement et le suivi des tous les documents en vue d’un contrôle CAF
12. Assurer le suivi règlementaire à destination de la DPMI en vue des visites de contrôle et l'application des décrets

Assurer la gestion et le suivi :

13. des heures et des vacations du médecin de crèche et autres prestataires
14. de la présence des personnes ressources (tableau à compléter pour la réalisation des bilans CAF et d'activités)
15. du matériel à destination des agents techniques (demande devis, engagement, gestion de suivi du stock, distribution aux équipes, ...)
16. des documents pour la médiathèque, ludothèque, des tableaux des périodes de regroupements, -
17. Assurer la gestion administrative règlementaire à destination de la DPMI (suivi des départs, transmissions des CV et des diplômes, des organigrammes, réalisations des Cerfa)
18. Participer à la gestion administrative des visites de contrôle règlementaire de la DPMI
19. Être relais sur la gestion budgétaire (engagement, suivi des factures-)
20. Prendre en charge le lien avec les fournisseurs pour les demandes de devis, suivi des commandes
21. Prendre en charge l’archivage des différents documents tels que demandé lors des contrôles CAF
22. Participer à l’organisation de la présentation des dossiers lors d’un contrôle de la CAF
23. Prendre en charge la gestion administrative des conventions pour les enfants en situations de handicap et les soutiens à la famille
24. Transmettre les recettes au service financier (P503) et assurer le suivi des recettes
25. Participer à l'organisation des différents évènements de la Direction Petite enfance (journée pédagogique, matinée "jouons ensemble")
26. Assurer le suivi de certains dossiers thématiques en lien avec l'équipe de direction de la Petite Enfance
27. Soutenir occasionnel en fonction de l’activité auprès de l'équipe de direction de la Petite Enfance à certaines tâches administratives
28. Prise de relais sur des dossiers lors des absences des collègues : continuité des demandes d'accueil
29. En lien avec l'équipe de direction : veiller à la bonne application des procédures administratives et financières

Profil recherché

Savoir-faire et connaissances requises :

30. Mise en place des tableaux de suivi d’activité avec une vision globale
31. Sens des relations publiques (disponibilité, empathie, amabilité, sourire) et du service public
32. Maitrise bureautiques Word et Excel et maitrise du publipostage et des tableaux croisés dynamiques
33. Connaissance du logiciel métier Petite Enfance
34. Qualités rédactionnelles – aisance à l’écrit
35. Capacité d’organisation et de planification des tâches : gestion des priorités
36. Capacité d’adaptation et réactivité
37. Capacité d’analyse
38. Sens de l’organisation, du classement et de la rigueur
39. Recherche de l’efficacité et de l’efficience

Qualités personnelles :

40. Savoir communiquer et être disponible
41. Savoir travailler avec une hiérarchie
42. Savoir travailler en équipe
43. Secret professionnel et discrétion professionnelle
44. Savoir faire face aux imprévus
45. Savoir être réactive

Diplômes ou formation ou expérience requise :

46. Diplôme de niveau bac + 2 et/ou expérience significative en gestion administrative

Avantages collectifs au travail

47. Prime de fin d’année
48. Compte-Epargne Temps
49. Prise en charge Mutuelle
50. Avancement de carrière/promotion
51. CPF-compte personnel de formation avantageux
52. Prise en charge frais déplacement formation
53. Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
54. Abonnement CNAS ou FNAS
55. Régime indemnitaire
56. Autorisations spéciales d’absence
57. RIFSEEP
58. CIA