Coordinatrice administrative grandir ensemble

Détails de l'offre

Famille de métiers Education, animation et jeunesse > Politiques d'éducation et d'animation pour la jeunesse Grade(s) recherché(s) Attaché
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Management Oui Descriptif de l'emploi Assurer la coordination administrative des 12 établissements Petite Enfance : 11 structures multi accueils, 1 crèche familiale, ainsi que des RPE, LAEP, PRE en lien avec la coordination technique
Assurer le management d’une équipe d’assistantes administratives Gérer les missions administratives et financières du pôle Grandir ensemble, assurer un fonctionnement optimal des services Missions / conditions d'exercice Suivi des Ressources humaines :

- Recruter, former, encadrer, animer l’équipe d’assistantes administratives
- Former les nouvelles directrices aux tâches administratives.
- Etablir les statistiques de suivi de la direction (recrutements, départs, absences, remplacements)

Suivi de l’activité
- Superviser les statistiques et l’activité des établissements et services, les analyser et proposer si besoin des mesures d’amélioration
- Être en alerte des évolutions réglementaires et techniques et s’assurer de leurs mises en application
- Faciliter les relations, l’utilisation des outils, l’utilisation et l’actualisation des logiciels
- Suivre l’application des dispositifs contractuels et transmettre les éléments définis en temps utile
- Superviser les inscriptions, assurer l’organisation des commissions d’attribution et leur suivi
- Accueillir les familles dont la situation est complexe

Suivi administratif
- Rédiger (courriers, compte rendus, bilans, délibérations, décisions, des conventions, appels à projets) les transmettre, assurer éventuellement leur présentation en conseil, leur mise en application, leur renouvellement potentiel
- Assurer la mise à jour des données, des documents, des procédures
-Transmettre aux services compétents les demandes de travaux en lien avec la coordinatrice technique
- Contribuer à la rédaction des cahiers des charges des marchés, suivre le bon fonctionnement des marchés dans leur durée de vie
- rédiger, transmettre et suivre les conventions après leur approbation au conseil d’administration
Suivi financier
- Etablir le budget des dépenses / recettes du pôle par structure
- Suivre les dépenses
- Transmettre des éléments aux partenaires financiers de service : CAF, MSA, SNCF, SRIAS etc
- Répondre à leurs demandes tout au long de l’année, les rencontrer régulièrement
- Anticiper les recettes prévisionnelles et en assurer le suivi
- Garantir que les engagements pris auprès de la CAF et des partenaires soient tenus et respectés
- Assurer le bon fonctionnement des contrôles réalisés par la CAF
- Proposer des améliorations des procédures et des relations partenariales avec les financeurs Profils recherchés Formation et expérience demandées :
Formation et/ou compétences indispensables : Formation administrative. Connaissance d’un service Petite Enfance, du Programme de Réussite Educative
Capacités liées à l’emploi (relationnelle/personnelles) : Savoir s’organiser et organiser le travail des Assistantes administratives en mettant en place des outils facilitant l’exécution de leur mission.