Comptabilité :
Encaissement clients et paiement :
Remise en banque des chèques reçus (après vérification accord émetteur) et saisie sur Batiecom (logiciel interne), dès réception des règlements, affectation des sommes réglées aux chantiers dans Batiecom, analyse des écarts et réajustement, saisie des chèques de franchise ou de règlement, saisie des bordereaux de virement assurances ou bailleurs sur Batiecom, contrôle des virements et recherche des écarts, relance paiement
Facturation :
Regroupement et classement des factures, scan et transmission des éléments au cabinet pour saisie dans la comptabilité (logiciel comptable) et dans Batiecom, dès réception des règlements, affectation des sommes réglées aux chantiers dans Batiecom, analyse des écarts et réajustement, mise en paiement des factures non prélevées et rédaction des chèques, édition, mise en ligne et/ou envoi des factures et factures d'acompte, archivage des bons d'intervention pour archivage
Relances devis (> 4000 €) :
Selon les besoins de l'entreprise, effectuer la relance des devis afin de faire rentrer de la mission à mettre en production, assurer la réception des acomptes et validation de ce type de devis
Recouvrement facture :
Gestion des litiges, avec la direction, transmission des dossiers litigieux aux huissiers au cas échéant, remboursement des clients au cas échéant après accord de la direction
Suivi CA et tableaux de bords :
Création et suivi de tableaux de bord financiers, suivi CA mensuel, alerter la direction en cas d'incohérences relevées
Administratif :
Réception et gestion du courrier reçu, rédaction ou recherche d'attestation et mise en ligne sur les sites E-attestations et Provigis, commande de fournitures administratives, rédaction des protocoles et process en relation avec l'assistante de direction (et les salariés concernés si besoin)
Ressources Humaines :
Administration du personnel
Suivi des embauches et des sorties, des intégrations et des dossiers du personnel, affiliation et radiation organismes sociaux obligatoires, suivi des arrêts de travail et des documents des salariés, préparation et organisation des réunions (salariés, CSE )
Formation professionnelle
Création, mise à jour et optimisation du plan de développement des compétences (suite aux remontées des entretiens professionnelles ou aux obligations légales), suivi administratif et logistique des formations
Paie et suivi du temps de travail
Planification des chantiers second œuvre hors incendie et sécheresse (plannings des équipes en fonction des disponibilités de chacun), gestion des plannings sur les taches récurrentes en compta et RH, analyse les demandes pour pouvoir créer les plannings sur Google agenda, suivi du personnel (absences, organisation, réponses aux questions ou demandes spécifiques ), contrôle du suivi du temps de travail (heures supplémentaires, congés, absences, plannings des équipes) et transmission des éléments variables de paie et arrêts de travail au cabinet social pour établissement des paies dans les délais impartis
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