Assistant(e) de directions (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Poste vacant d'Assistant(e) de Direction à pourvoir à temps plein dès que possible (au plus tard au 15 juin 2026) en Contrat à Durée Déterminé renouvelable, au sein de la Direction du Patrimoine, des Achats et des Ressources Matérielles (DPARM) à 50%, et de la Direction des Services Numériques et des Ressources Biomédicales (DSNB) à 50%
Activités principales
• Organiser le traitement priorisé, la circulation et le classement de l'information
• Contribuer à l'organisation du travail au sein des 2 directions : assistance à la planification, à la préparation et au suivi des réunions ou instances, optimisation de la gestion d'agenda des directeurs et de l'encadrement
• Elaborer le calendrier de travail annuel des directions et planifier les réunions récurrentes.
• Assurer le secrétariat des réunions d'encadrement, de la coordination des Investissements et de la commission de développement durable par les directeurs.
• Rédiger des notes, des procédures, des conventions relatives à son domaine de compétences.
• Elaboration, suivi d'outils de gestion et communication aux interlocuteurs des directions
• Coordonner les réponses des directions aux sollicitations institutionnelles (rapport d'activité, plan de formation...) et des tutelles.
• Piloter la mise à jour des conventions de prestation et de coopération avec les partenaires externes, organiser les revues annuelles de convention, assister le directeur dans les démarches d'intégration de nouveaux clients
• Pôles : planifier l'organisation des réunions des trios de pôle, des bureaux de pôles (invitation, odj, supports), des conférences de pôles (invitation, déroulé de la journée)
• Assurer le secrétariat des cellules de crise et assurer le relai des informations urgentes auprès des cadres des deux directions.
Activités mutualisées
• Gestion des agendas et des boites courriels
• Assurer le secrétariat et assurer le relai des informations
• Transmission des alertes diverses (fugues, médicaments, météorologie...)
• Gestion des 4 logements mis à disposition rue Jean de Neyman
• Procédure d'alerte dans le cadre des prélèvements d'organes
• Gestion du planning de réservation de salles de réunion du 4ème étage
Particularités du poste
-Au sein du trinôme, assurer la continuité de présence selon planning sur l'amplitude actuelle 8h30-18h du lundi au vendredi
-Contraintes de calendrier selon les réunions organisées et la planification des congés des assistant(e)s
Lieu d'exercice des fonctions
Centre Hospitalier de Saint Nazaire
Précisions sur le poste
• 37h30/sem avec 14 jours de RTT

PROFIL RECHERCHÉ :

Exigence du poste
Diplôme d'Assistant(e) de direction de niveau 5 (Bac+2 : BTS, DUT ou équivalent)
Ou expérience requise sur : des missions similaires ou faisant appel à des compétences similaires
Compétences requises et qualités professionnelles
-Posséder des qualités relationnelles pour l'accueil et l'orientation des personnes, des groupes, des publics
-Maîtriser les outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK, Outils Google) et téléphoniques (Zoom, Teams, ...)
-Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
-Avoir le sens de l'organisation et de l'adaptation
-Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire cohérent et exhaustif des données, des informations, des documents de diverses natures
-Maitriser la communication écrite et orale pour s'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes, rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
-Être en capacité de travailler en équipe / en réseau et également en autonomie sur ses missions
-Identifier les initiatives à prendre en évaluant la situation
Connaissances associées souhaitées ou à acquérir
-Connaître l'organisation générale du Centre Hospitalier : pôles, directions fonctionnelles, instances, comités et groupes de travail ; connaitre les orientations stratégiques du projet d'établissement.
-Identifier les partenaires du Centre Hospitalier ou structures de coopération : Ex : le GHT, la CLME, les GCS, le trésorier hospitalier, les établissements du territoire, les partenaires des groupements d'achat.
Si votre profil correspond à ce poste et que les missions vous intéressent, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation pour rejoindre l'équipe. (ainsi que le questionnaire à compléter, reçu automatiquement après l'envoi de votre candidature)