Rattaché(e) à la Direction de l'Association, vous assurez l'organisation et le secrétariat du pôle Direction. L'attaché(e) de direction facilite la mise en œuvre de toutes les activités qui lui sont confiées.
Véritable chef(fe) d'orchestre, vous prenez les initiatives et les mesures utiles en temps réel permettant de dispenser le Directeur et la Directrice Adjointe des contraintes administratives et logistiques, des sollicitations multiples, afin de leur permettre d'assurer leur activité au quotidien dans ses composantes internes et externes. Vous travaillez en collaboration avec la secrétaire de Direction et en lien avec les responsables administratifs et financiers, ressources humaines et moyens généraux.
Vous avez notamment pour mission :
Sur les aspects organisation du Pôle Direction
- Assurer la gestion des agendas, des appels et communications écrites
- Garantir la revue et gestion quotidienne des emails
- Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes, notamment de nombreux institutionnels
- Assurer l'administration générale des services en lien avec les chefs de services et responsables de Pôles
- Organiser les déplacements (réservation billets, hôtels et véhicules de location) en lien avec l'optimisation de l'agenda
- Organiser les évènements internes et externes si besoin
- Gérer des notes de frais et gestion des demandes d'achat
- Assurer la préparation, contrôle, suivi et/ou rédaction de courriers, conventions, projets, comptes rendus
- Préparer et venir en support sur certaines présentations et rdv
- Planifier et assurer le suivi des réunions (convocation, préparation des dossiers).
- Assure un accueil physique et téléphonique, les contacts avec les partenaires, les élus et autres interlocuteurs
Sur les aspects vie de l'association
- Participer et assurer le suivi des appels à candidature ou appels d'offres auxquels l'association répond
- Assister aux réunions institutionnelles : conseils d'administration, assemblées générales, réunions de bureau.
- Préparer et assurer le suivi de la gouvernance institutionnelle (envoi de convocations CA, AG.)
- Relire les comptes-rendus des procès-verbaux de CA et/ou assemblées générales en coordination avec les secrétaires des entités MATISE
- Participer aux réunions de direction et rédiger les comptes-rendus
Sur les aspects RH
- Appui à la préparation du comité social économique (planification CSE, envoi convocations)
- Participer au processus de recrutement (publication des offres d'emploi, planification des entretiens)
- Participer à la préparation des documents d'embauche d'un(e) futur(e) collaborateur(trice)
Sur les aspects communication Interne et Externe
- Assurer le suivi avec le Webmaster externe de la mise à jour de notre site internet et différents réseaux sociaux
- Etablir un plan de communication
Vous devrez faire preuve de polyvalence et d'efficacité dans la conduite de vos missions et vous investir dans un environnement multi sites où l'esprit collaboratif, la réactivité et l'autonomie sont primordiaux. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les autres assistant(e)s des différents pôles.
Vous encadrez un(e) secrétaire de direction pour vous soutenir dans vos missions.
Compétences du poste :
Connaissance des outils bureautiques indispensables
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Sens du travail en équipe
Capacité d'initiative, d'anticipation et réactivité
Sens de l'organisation, Polyvalence, gestion de l'archivage
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Gestion priorités
Autonomie
Profil souhaité :
De Formation supérieure type Bac+2 assistanat de direction ou gestion impérative, vous avez une première expérience de 3 à 5 ans sur un poste d'assistanat de direction.
Une première expérience en management serait un plus.
La connaissance du secteur associatif est un plus pour être rapidement opérationnel(le)
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