Description de la mission
o Administration interne dHabitat Réuni
Assistanat de direction
Appui au directeur général et à chaque membre de léquipe
Diverses tâches administratives : accueil des visiteurs et accueil téléphonique, rédaction et gestion des courriers (envoi, classement), préparation des supports prises de RV, organisation de réunions,
Logistique des évènements (4 à 5 événements significatifs par an)
Classement et archivage de la structure
Gestion et optimisation des contrats et abonnements de la structure en lien avec le directeur administratif et financier : gestion du tenant O et divers fournisseurs dexploitation
Suivi des marchés publics en lien avec les responsables opérationnels des marchés : mises en ligne des appels d'offre, suivi des réponses, collecte et gestion des pièces obligatoires à fournir par les prestataires
Gestion du déménagement des locaux dans le centre de Paris en lien avec léquipe et le directeur général. Déménagement programmé fin .
Suivi RH en lien avec la secrétaire générale : congés, tickets restau, (logiciel Eurécia)
Suivi de la facturation en lien avec le directeur financier (Logiciel Pennylane) : émission des factures (env par / an) et suivi des encaissements
o Administration du groupe coopératif Habitat Réuni en lien avec les 35 bailleurs membres
Secrétariat Juridique, pour les instances de notre société (Assemblées générales, conseil d administration, comités stratégiques...)
Gestion des participants, convocations, suivi du quorum
Mise en forme des supports
Formalisation et suivi de la mise en œuvre des décisions
Collecte des comptes rendus, enregistrement dans les registres et publication au greffe
Facturation et paiement des cotisations
Suivi et mise à jour de lannuaire des associés en lien avec les assistantes de direction des bailleurs membres
Suivi des obligations des membres du groupe : reporting obligatoire : collecte et classement des pièces
Contribution à la communication du groupe : réalisation de supports, mise à jour du site internet et de la plateforme collaborative
Gestion des formations interbailleurs en lien avec les prestataires de formation
Profil
Savoir être
o Esprit déquipe et sens du service, qualité relationnelle
o Polyvalence, autonomie
o Très bonne organisation personnelle,
o Esprit méthodique, rigoureux, proactif
o Capacité dinitiative,
o Ténacité
Discrétion
Savoir Faire
o Niveau bac minimum,
o 10 ans minimum dexpérience en tant quassistant de direction dans une structure privée.
Excellentes capacités rédactionnelles, Maitrise de la suite Office + CANVA
Une connaissance du monde coopératif et du secteur immobilier serait un plus.
Fourchette de salaire
48-52 k
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