Assistant (h/f) du sous-préfet

Groupe RIFSEEP: 1

Les activités en propre:


Assistanat du sous-préfet:

- Préparation des départs et des arrivées des sous-préfets.

- Gestion de tous les courriers et des visites protocolaires liées à la prise de fonction.

- Gestion de l’agenda.

- Gestion de la logistique des réunions internes ou en extérieur

- Traitement des sollicitations du Sous-Préfet,

- Anticipation des visites et des évènements liés à la représentation

- Supervision de la logistique liée aux cérémonies

- Planification et organisation des réceptions

- Coordination avec le responsable des chauffeurs

- Lien avec le secrétariat du Préfet et des autres Sous préfets en cas de temps communs.

- Accueil des rendez-vous et des participants aux réunions programmées.


Secrétariat particulier du sous-préfet:

- Rédaction des courriers, notes et mettre en page des documents

- Préparation des dossiers de visites des collectivités de l’arrondissement

- Gestion de la communication et revue de presse

- Suivi des outils de gestion des annuaires ou contacts utiles.

- Actualisation des trames officielles et autres chartes graphiques.


Suivi administratif et financier de la sous-préfecture:

- Suivi et gestion du budget de fonctionnement de la sous-préfecture en lien avec le SIDAF,

- Assurer l’interface avec le service achats/finances du SGCD

- En lien avec l’agent technique et l’intendant, suivi des travaux et de la bonne tenue de la sous-préfecture


Les activités partagées en cas de besoin:


- Gestion de l’accueil physique et téléphonique en fonction des flux

- Greffes des Associations

- Point d’Accueil Numérique

- Feux d’artifices


Votre environnement professionnel:

Composition et effectifs du service

1 agent de catégorie A, 2 agents de catégorie B, 3 agents de catégorie C, 1 agent technique et 1 agent sous prestation de service.

Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet (secrétaire générale en son absence)