Secrétaire administratif (h/f)

Assistant.e/Secrétaire administratif à l'école MICHAEL :
Type de contrat : CDD (29.5h semaine) d'un an renouvelable
Lieu : Ecole Michaël / 2c rue du Schnockeloch / 67200 Strasbourg
Référente : Collège de Direction et Conseil d'Administration de l'école

Contexte et Environnement :
- Poste rattaché à la direction de l'école, au sein d'un établissement accueillant des enfants entre 6 et 15 ans.
- Collaboration étroite avec l'équipe pédagogique, les familles, l'équipe cuisine, les agents d'entretien et les services externes (fournisseurs et partenaires).
- Horaires adaptés aux besoins de la structure (Lundi, mardi, jeudi et vendredi 9h-16h, mercredi 9h-12h30, la moitié des vacances scolaires sera non travaillée.)
- Contribution à la continuité du service d'accueil des élèves, dans un environnement bienveillant et confidentiel.

Missions Principales :
- Assurer la gestion administrative et logistique de l'école.

**Accueil et communication** :
- Accueillir physiquement et par téléphone les parents, l'équipe, fournisseurs et partenaires.
- Orienter les demandes, transmettre les messages et informations avec discrétion.
- Faire le lien avec la fédération pédagogie Steiner-Waldorf
- Publication des annonces Pôles Emploi
- Transmettre les différentes communications générales à la parenté (mails.)

**Gestion administrative des familles et élèves** :
- Enregistrer et traiter les pré-inscriptions, inscriptions, admissions, contrats, dossiers familles, paiements, vérifications.
- Suivre les paiements, impayés et taux de présence ; mettre à jour les bases de données.
- Rédiger courriers, attestations et documents légaux (autorisations sorties, certificats).
- Monter les dossiers pour les aides et subventions
- Archivage numérique des documents scolaires

- **Support à l'équipe et organisation** :

- Veiller au plannings du personnel (astreintes, absences).
- Créer et tenir à jour les listes des différentes classes (coordonnées des familles)
- Numériser, classer, archiver les documents et assurer la transmission aux partenaires
- Mise en place de procédures internes / création d'outils de suivi
- Centralisation, mise en page, impression et transmission des bulletins scolaires

- **Gestion logistique et comptable** :

- Commander fournitures, suivre stocks et réceptionner marchandises et fournitures.
- Contrôler les factures, recenser les demandes d'entretien/sécurité du bâtiment.
- Paiement des factures et notes de frais

Compétences Requises :

- Relationnelles : Discrétion professionnelle, accueil chaleureux, travail en équipe, adaptation aux urgences.
- Organisationnelles : Rigueur dans les échéances, gestion de priorités, archivage efficace.
- Techniques : aisance rédactionnelle Systèmes d'exploitation PC. Bureautique sur le pack Office : Word, Excel, Access, Powerpoint - Web : Wordpress, Thunderbird, Mailchimp.

Profil et Formation :

- BTS assistant de direction ou assistant de gestion souhaité, diplômes liés au secrétariat ou équivalent ou expérience similaire en milieu scolaire
- Maitrise de l'anglais
- Expérience souhaitée en établissement scolaire

Ce poste est évolutif selon les besoins de l'école.