Assistanat secrétariat - secrétariat f/h

Informations générales Organisme de rattachement AP-HP. Centre - Université Paris Cité Référence APHP_2026-20801 Date de début de diffusion 26/02/2026 Date de parution 18/05/2026 Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical Intitulé du poste Assistanat secrétariat - secrétariat F/H Description du poste Missions permanentes : - Accueil téléphonique et physique des malades, de leur entourage et orientation vers les personnes concernées. - Prise et transmission des messages. - Prise de contact avec différents organismes (mutuelles, établissements, …). - Prendre les appels téléphoniques des assistant(e)s de service social absent(e)s ou en RDV. En cas d’absence, filtrer les appels et transmissions à l’assistant(e) de service social de remplacement. - Ouverture administrative des Dossiers sociaux (CDR, recherches de patients, transmissions Orbis) et inscription des transmissions au dossier social informatisé. - Suivi de tableaux de bord sur Via Trajectoire, relances auprès des établissements, surveillance des recherches en cours et annulations en collaboration avec l’assistant socio-éducatif. - Frappe de courriers, frappe de rapports sociaux et autres documents. - Photocopies, envoi de courriers, envoi de fax, scan de documents et envoi aux assistant(e)s de service social ou aux organismes partenaires. - Recherches d’informations de tout ordre (internet, recherches mutuelles, législations, …). - Aide à la constitution des dossiers aide sociale, A.P.A., PUMA, CSS, AME, MDPH, etc… - Demande par courrier ou téléphone de diverses pièces administratives (ex : acte naissance, avis d’imposition, etc…) - Saisie des actes effectués et scan de documents dans ORBIS - Gestion et suivi des dossiers USLD de VGR Missions ponctuelles - Participation aux réunions du Service Social (réservation des salles) - Remplacement des collègues secrétaires sociales de l’hôpital Corentin CELTON - Statistiques secrétariat social et PMSI - Commandes de fournitures, tampons encreurs, masques, gel hydro alcoolique. - Réception des documents à transmettre aux Assistants Sociaux. Sous couvert du cadre. - Participation à la démarche qualité de l’Etablissement. - Organisation des remplacements d’absences inopinées des ASE en lien avec la cadre du service. - Participation aux groupes de travail proposés au sein de l’HEGP, HUPO, APHP, … Descriptif du profil recherché - Formation en secrétariat et gestion administrative. - Savoir organiser et prioriser les activités de secrétariat mais aussi s’adapter aux situations en prenant des initiatives pour accueillir et orienter les divers interlocuteurs. - Recevoir, collecter, traiter et transmettre l’information en respectant son champ de compétence, le secret professionnel et les règles de confidentialité. - Parfaite maîtrise de la bureautique (connaissance minimum de trois logiciels : Word et Excel ; Powerpoint). - Connaissance des logiciels Orbis et Via Trajectoire / Utiliser et maîtriser les techniques de communication. - Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, dossiers, rapports, compte-rendu, projet de service, rapport d’activité). - Travailler en équipe Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Paris (75)