Assistante équipe de direction de pôleh/f-cergy

A propos de l'entreprise :

Fondation reconnue d'utilité publique, Santé Service est le premier acteur européen de l'hospitalisation à domicile (HAD).
Elle gère également des services de soins infirmiers à domicile (SSIAD), de la prestation de santé à domicile (PSAD) ainsi qu'un organisme de Formation, des activités de Conseil et un Institut de Recherche et d'Innovation. Nos équipes pluridisciplinaires (1500 salariés) interviennent chaque jour auprès de plus de 2000 patients dans les 8 départements d'Île-de-France et en régions (Neufchâteau, Carcassonne, Vierzon, Épinal, Castres, Saint-Étienne, Chambéry, Sanary sur mer). Nos prises en charge sont réalisées à la demande de nos prescripteurs, médecins hospitaliers et médecins traitants, et en relation avec de nombreux partenaires territoriaux. En HAD, elles concernent notamment les cancers et les chimiothérapies, les soins palliatifs, les maladies neurologiques, les maladies cardio-respiratoires, les plaies chroniques ou post-chirurgicales, les grossesses pathologiques et les nouveau-nés à risque

Les jeudi du recrutement : Webinaire « Retrouvez notre équipe recrutement qui répond à vos questions tous les jeudis de 17h00 à 17h30 pour un webinaire de l'hospitalisation et des soins à domicile » .
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A propos du poste :

La Fondation recherche un (e):

Assistante équipe de direction de pôle H/F -HAD
CDI 38H-basé à Cergy (déménagement à Achères)

Rattaché(e) au directeur de pôle, et en étroite collaboration avec toute l'équipe direction, vos missions sont les suivantes :

Organisation:
- Organiser la logistique des réunions de l'équipe de direction : Comité de pôle, COP, réunion de coordination médicale, réunion des Cadres de Santé, des visites à domicile.
- Gérer et mettre à disposition des documents préparatoires relatifs aux différentes réunions organisées par le Pôle
- Organiser, assurer la préparation et le suivi des rendez-vous externes
- Assister l'équipe de direction dans l'organisation du déménagement du pôle
- Organiser et participer aux évènements internes et externes (moments festifs, petits déjeuners partenaires)

Communication/montage de dossiers:
- Réaliser des études de dossiers (hors dossier de soins) et réalisation de synthèses (procédures, notes, projets)
- Effectuer une veille documentaire, classement et archivage des dossiers
- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers
- Mettre en forme les résultats des audits et des enquêtes faites par l'équipe de direction
- Interface avec les deux autres Pôles et les différents services du siège, avec les services supports : Service Généraux et Service Informatique dans le cadre de projets transverses (déménagement)
- Participer à des groupes de travail

Gestion administrative:
- Gérer l'agenda de l'équipe de direction (tenue de l'agenda partagé)
- Gérer le planning médical (présence, motif d'absence, staff) et celui des astreintes du pôle en lien avec l'assistante de la DG
- Gérer et suivre les congés de l'équipe de direction, les entretiens professionnels et la réalisation des formations individuelles
- Préparer et rédiger des comptes-rendus/relevés de décision des réunions de l'équipe de Direction, de l'équipe médicale ou autres
- Rédiger et mettre en forme des documents et courriers comme les convocations pour rdv disciplinaires, notes et présentations
- Suivi de la gestion des amendes, des problèmes liés aux véhicules des collaborateurs (consommation excessive essence, etc)


Profil recherché :

Vous êtes autonome, rigoureux, réactif et vous savez gérer vos priorités. On vous reconnait une très bonne capacité d'adaptation. Vous savez travailler dans le respect des règles de confidentialité et avec discrétion. Vous faites preuve d'ouverture d'esprit et de curiosité intellectuelle et vous êtes en mesure de prendre des initiatives.
Enfin, vous aimez travailler en équipe, vous interagissez avec diplomatie.

Les compétences suivantes sont requises :
-Maîtriser le Pack OFFICE : Excel, Word, Power Point, Outlook
-Savoir rédiger des comptes-rendus synthétiques.
-Anglais serait un plus

Avantages:
* Prime annuelle conventionnelle de 5% versée en fin d'année, soit une rémunération sur 12,6 mois
* Versement d'un intéressement lié à notre activité en forte croissance
* Prime SEGUR
* Reprise de votre ancienneté
* Avantages, chèques vacances et événement Comité d'Entreprise + mutuelle
* Carte tickets restaurant
* Animation interne des équipes tout au long de l'année